Каталог Рефератов - Совершенствование системы документооборота в Отделе участковых милиции Ленинского РОВД

	Информационно-образоательный портал
	Рефераты, курсовые, дипломы, научные работы,



МЕНЮ\|

поиск

Совершенствование системы документооборота в Отделе участковых милиции Ленинского РОВД

7 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Документы изготавливаются на бланках. ГОСТом установлено два основных формата бланков А4 и А5. Все бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Структура унифицированного документа представлена в таблице 1.

Таблица 1 - Структура унифицированного документа

Заголовочная часть	Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего)	Характеристика документа (индекс, код по ОКУД)
	Наименование документа
	Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков
Содержательная часть		Заголовок графы таблицы	Заголовок графы таблицы
	Название количественно-суммового основания документа	Значение	Значение
	Название количественно-суммового основания документа	Значение	Значение
	Примечание
Оформляющая часть	Дата заполнения документа	Подпись юридически ответственных лиц за правильность составления документа

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

- стандартная форма построения,

- приспособление к автоматизированной обработке,

- минимизация показателей,

- исключение дублирования,

- включение всех необходимых для целей управления показателей.

Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

1.5 Автоматизация документооборота на предприятии

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов, методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенных для обработки информации и принятия управленческих решений. Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

В связи с большим потоком документооборота, представляет большой интерес обработки ведения учётов документации в автоматизированном режиме. При наличии или отсутствии автоматизации, с компьютерной техникой или без нее, информация существует и циркулирует внутри предприятия, составляя его информационную систему (ИС). При этом автоматизация, даже частичная, внедряемая искусственным путем в естественные информационные потоки будет эффективна только тогда, когда произойдет успешно интеграция автоматизированной информационной системы (АИС) в структуру предприятия.

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.

Представляется целесообразным сформулировать требования к современной автоматизированной системе управления документацией (АСУД) в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть приспособлена к возможному расширению номенклатуры документов и параметров системы (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, количество пользователей) и быть способной к адаптации в соответствии с меняющимися требованиями пользователей.

Главным итогом внедрения АСУД должно явиться создание в учреждении эффективного и действенного механизма управления, охватывающего бизнес-процессы - финансово-производственные, технологические, маркетинг, продажи и т.д. В результате этого организация выходит на качественно новый уровень управления и планирования своей деятельности.

Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, -- от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.

Эффективным является эволюционный подход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных документов (в специализированных подразделениях) и организацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В рамках развития системы автоматизации делопроизводства масштаб внедрения расширяется до уровня организации в целом и в дальнейшем обеспечивается переход к преимущественно безбумажному делопроизводству. [30]
К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее:

- во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

- организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

- система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

- создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

- минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

- качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем -- в повторном вводе реквизитов текстов полученных документов. [12]
Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач -- повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Эффективная деятельность современного предприятия и укрепление его конкурентоспособности возможна только при наличии хорошо отлаженного механизма электронного документооборота в организации. [31]

1.6 Общие проблемы управления документооборотом

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла -- от создания до списания в архив.

В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:
- большое количество документов;
- большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

- сложные схемы согласования документов;

- территориальная распределенность подразделений;

- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

- поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв -- одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

- бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11

© 2003-2013
Рефераты бесплатно, курсовые, рефераты биология, большая бибилиотека рефератов, дипломы, научные работы, рефераты право, рефераты, рефераты скачать, рефераты литература, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты медицина, рефераты на тему, сочинения, реферат бесплатно, рефераты авиация, рефераты психология, рефераты математика, рефераты кулинария, рефераты логистика, рефераты анатомия, рефераты маркетинг, рефераты релиния, рефераты социология, рефераты менеджемент.