От ведучих презентацію залежить велика частина успіху. Ведучий може бути один, але краще використовувати «дует» ведучих - чоловіка і жінку. Це мають бути хороші коммуникаторы, що володіють вмістом матеріалу, ведучі себе природно і органічно. Вони можуть користуватися допоміжним текстом, але не повинно бути відчуття, що йде мова «по папірцю».

Кого запрошувати на презентацію? Якщо йдеться про зовнішній ПР-презентації, то необхідно запросити представників ЗМІ. Адже такий захід є інформаційним приводом. Потім залежно від цілей презентації формується список запрошених. Запрошувати можна потенційних споживачів, покупців, інвесторів, партнерів, впливових держслужбовців, але враховувати при цьому, що 80-90% з числа нежурналістів швидше за все проігнорують інформаційно-змістовну частину. А ось на презентаційну частину підтягнуться запрошені з числа VIP. Поважно пам'ятати, що презентація - не конференція, не форум. Оптимальна межа по кількості тих, що слухають - 60 чоловік. Лише тоді можна забезпечити ефект переконання, настільки важливий для даної форми роботи.

Місце проведення презентації вибирається перш за все з розрахунку комфортності для запрошених. Бажано аби до приміщення було зручно під'їхати, важлива наявність автостоянки. Конференц-зал не має бути надмірно просторим, аби не створювалося відчуття незначності події (мало людей у великому залі). Але тісною кімната спілкування не має бути. У одному приміщенні або в різних проводити інформаційно-змістовну і презентаційну частини? Краще в різних, оскільки інакше органічно перейти від однієї частини до іншої буде важко, а само розділення може виглядати штучним. Необхідне хороше освітлення, кондиціонери. Поруч передбачається приміщення для фуршета або іншого вигляду пригощання.

Правда, існує небезпека того, що в ЗМІ з'являться докори з приводу розділення на «чорних» і «білих». Але пік популярності ігор в «спілкування з народом» прошел, і жертвувати ради них конфіденційним і спокійним спілкуванням з «потрібними людьми» навряд чи стоїть.

Існують різні схеми розсадження гостей презентації: «театральний» стиль, «класна кімната», у вигляді букви «Т» або букви «U».

Скільки триває презентація? Це питання пов'язане із структурою презентації. Необхідно також враховувати психологічні аспекти сприйняття усних комунікацій. Психологи проаналізували, як змінюється рівень уваги слухачів залежно від різних чинників. Так, наприклад, поважно підказувати аудиторії - що її чекає попереду або коли закінчиться мова спікера. Це підвищує її увагу. Демонстрації на екрані або в іншій формі також збуджують інтерес. За часом презентація може тривати від 40 хвилин до 2-го годинника. Вся справа в збалансованості того, що відбувається, здатності організаторів утримати увагу запрошених і забезпечити передачу необхідної інформації. Оптимальним варіантом вечірньої презентації, перехідної в прийом на пригощання зважає: 1 - 1,5 години - змістовна частина, потім 1 - 1,5 години - розважальна. Денні презентації зазвичай укладаються в коротший період часу: по 40 хвилин кожна частина.

Структура презентації. Традиційний варіант презентації передбачає наявність двох основних частин: інформаційно-змістовною і розважальною. Виключенням є презентації, побудовані за принципом спектаклю або перфоманса. Вони вимагають окремої творчої розробки. Зупинимося детально на структурі інформаційно-змістовної частини традиційної презентації. Вона може бути побудована за наступною схемою.

1. Відкриваюча частина, або вступ;

2. Розділ 1;

3. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);

4. Розділ 2;

5. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);

6. Розділ 3;

7. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);

8. Висновок.

Як видимий, вміст матеріалу розбивається на декілька розділів, дробиться на декілька проблем. Кожна має бути представлена максимально переконливо і зрозуміло, підношення вмісту не повинне стомлювати.

Після інформаційно-змістовної частини оголошується невелика перерва, а потім пропонується розважальна частина. Це може бути невеликий концерт, що супроводиться фуршетом. Пригощання у вигляді вечері за столиками може бути перенесене на пізніший час. Важливе те, що інформаційно-змістовна частина не повинна поєднуватися з фуршетом.

З великим смаком слід підбирати концертну програму. Добре, якщо гості зустрінуться з виконавцями, які їх дійсно порадують або здивують.

Сформулюємо декілька ключових моментів, про які завжди слід пам'ятати, проводячи презентацію.

1. Зазвичай люди запам'ятовують не більше 10% вмісту, що викладається на презентації. Максимально удається добитися 50% запам'ятовувань. Тому треба прагнути використовувати максимум виразних засобів для закріплення пропонованої інформації.

2. Загальна атмосфера презентації - найголовніша умова успіху. Особливо ретельно потрібно підібрати весь обслуговуючий персонал, продумати найдрібніші деталі сервісу. Найталановитіші зусилля ведучих можуть бути зведені нанівець хамством або неправильною поведінкою другорядних учасників події.

3. Презентація - це перш за все комунікація. Піклуватися про її ефективність, різноманітті - означає забезпечити успіх.

4. Гості презентації - не просто слухачі, а активні учасники спілкування. Вони повинні відчути себе партнерами організації. Необхідно створити перспективу взаємної співпраці довкола ідей, що презентуються!

5. Після презентації у кожного гостя повинна залишитися в руках деяка пам'ятна дрібничка, сувенір, який довгий час викликатиме приємні асоціації, пов'язані з організацією, що проводила презентацію.

6. Завершенням презентації не закінчується робота ПР-специалиста. Поважно зібрати інформацію про справлене враження (ненав'язливі опити, анкети, дзвінки в наступні дні), проаналізувати публікації, що з'явилися, або сюжети по ТБ і радіо.

7. Поважно зробити виводи на майбутнє: які недоліки врахувати, як уникнути організаційних прорахунків.

2. Критерії оцінки презентації

1. Захопливість.

Презентація - це подія, яка повинна захоплювати. Це не урок, не нотація, і не лекція. Це ненудне і корисне одночасне спілкування. Запрошені не повинні нудьгувати, вони повинні отримувати інформацію із задоволенням. Існують нехитрі прийоми досягнення захопливості, одним з яких є діалог між ведучими (ефект спектаклю). До речі, цікавіше якщо дві люди ведучі і бажано обох полови! Мабуть, воно ближче до поняття «спектаклю», оскільки є сторона запрошуюча, презентуюча і така, що бере відповідальність за те, що те, що відбувається буде цікаво запрошеним.

2. Змістовність.

Що прийшли на презентацію отримують важливу і значиму для них інформацію, яка їм корисна. Навіть якщо розважальні моменти виявляться не в їх смаку (що небажано), вони не пошкодують про витрачений час, оскільки будуть задоволені вмістом. Тому матеріал має бути представлений досить повно. Це найголовніший пункт відносно ефективності презентації, який досягається за рахунок чіткої підготовки промовців, повнотою роздавальних матеріалів, рівня присвячення ведучих в тематику, а також використання технічних засобів.

3. Візуалізація.

Це украй важливу умову успішності презентації. Необхідно знайти образне візуальне вирішення головної ідеї презентації, маленький штришок, деталь, символізуючі загальну тему - тоді воно залишиться в пам'яті, заставлятиме повертатися до предмету презентаційної події багато днів опісля. Найчастіше використовуються візуальні виразні засоби і рішення, поєднані з гумором, алегоріями. Наприклад, відкриття нового виробничого або торгівельного об'єкту символізує величезний пупс (лялька), в якого є «мама» (директор) і «папа» (засновник). Розповідаючи про об'єкт, що презентується, вони передають пупса з рук в руки.

Може бути використане мультимедійне зображення, яке має величезні ресурси виразності. Поважно, аби добре попрацювали художники і режисери нашого «спектаклю». Необхідно зробити відповідне оформлення залу, сцени. Все це має велике значення, адже, як відомо, людина краще всього сприймає інформацію візуально - 55%, причому аудиально - 38%, а сенс засвоюється лише на 7%. В той же час інколи використовуються ігрові прийоми, в сценарій презентації вводяться костюмовані персонажі - перфоманс - це залишається надовго в пам'яті гостей.

4. Інтерактивність (активізація).

Гості презентації можуть бути байдужими глядачами. Та все ж успішна, грамотна презентація - це інтерактивне спілкування ведучих із залом. Форми активізації використовуються самі різні: від письмового і усного анкетування запрошених до прямого залучення їх в дію. Але особливо важливим є - через переконання спонукати людей до дії, бажаної для нас, організаторів презентації.

5. Збалансованість.

Ефективна презентація не повинна мати «флюсів», тобто переважання якихось елементів над іншими. Все повинно прагнути до гармонії, тобто презентація, наприклад, не має бути надмірно інформаційною і сухою (у збиток захопливості) або дуже поверхневою, розважальною (у збиток змістовності). З одного боку, презентація містить об'єктивну інформацію, новину, з іншої - їй може бути властивий індивідуальний стиль. Поважно збалансувати презентацію і за часом, відведеному для ведучих, для демонстрації і для пригощання.

Проте, секрет вдалої презентації не лише в тому, аби грамотно е збудувати і відпрацювати без запинок і технічних збоїв. Набагато важливіше придумати родзинку, яка виділить презентацію з ряду їй подібних і зробить її такою, що по-справжньому запам'ятовується. «Потрібно просто керуватися здоровим глуздом, - розповідає про техніку проведення вдалої презентації Ілля Кузьменков, голова Поради директорів комунікаційної групи «Кузьменков і партнери». - Саме здоровий глузд повинен підказати, наприклад, що перенавантажувати слухача інформацією - даремна праця. І що мова має бути чіткою, логічною і грамотною».

Деякими кроками до успіху є наступні рекомендації. По-перше, бажано приходити на презентацію заздалегідь, тоді можна поспілкуватися з гостями, встановити контакти, які потім допоможуть спілкуватися з аудиторією. По-друге, залишати гостям що-небудь на пам'ять. Хай у людини залишиться в руках деяка пам'ятна дрібничка, сувенір, який довгий час викликатиме приємні асоціації, пов'язані з організацією. Можна роздати диски з матеріалами презентації - у гостей залишаться докази слів промовців, а це підвищує довіру. А також вирушаючи не з порожніми руками, люди сприймають інформацію вже як щось своє. Лише не варто роздавати дарунки спочатку, вони перетворяться на деякий тягар, який нікуди подіти, а коли людина вирушає - дарунок виявиться в самий раз. По-третє, ніколи не вибачатися. Якщо людина вибачається, значить, він винен, тобто заслуговує на покарання. І слухач його покарає - він просто перестане слухати. Тому не варто просити вибачення із-за завислого комп'ютера, із-за незнання відповіді на питання і тому подібне Корифеї презентацій не вибачаються навіть за запізнення. Вони просто не спізнюються. І останнє - потрібно використовувати речові докази. Якщо спікер розповідає про щось і може цю річ принести в зал і показати - хай обов'язково приносить. Це підвищить переконливість його слів.

Ще «фішкою» презентації вважаються заплановані «збої»! Що відбувається із спікером, коли під час його виступу в залі гасне світло або вимикається ноутбук із слайдами? У 99 випадках із ста недосвідчений оратор впаде в стан паніки. Насправді, збої в ході презентації можуть і повинні інколи траплятися заплановано. Правда, цей прийом використовують лише самі дослідні промовці.

«Якщо сталося щось незвичайне, «презентатору» крупно повезло, - вважає бізнес-тренер Ольга Осипова. - Люди люблять бути присутнім при розвитку яких-небудь форс-мажорних подій». Наприклад, зробити так, щоб посеред презентації згасло світло або в зал несподівано ввалився який-небудь двірник у валянках. Ці моменти потрібно обігравати. Якщо доповідач проводить презентацію комп'ютерних програм, він може вказати на двірника і сказати: «Поглянете, ось образ некомп'ютеризованої компанії». Це діє деколи набагато ефективніше, ніж сорок хвилин розповіді на тему: «добре було б компьютеризировать нашу фірму».

В той же час, не менш ефективним є використання принципу «хука» (з англ. Hook - гачок). Практикові «хуков» потрібно використовувати обов'язково, це зацікавить клієнта, у нього спалахнуть очі. Найпростіший варіант - поступити як деякі дипломники перед захистом. Зробити в своїй промові навмисне упущення, пропустити важливий логічний блок (причому саме той, який доповідач чудово знає). Саме те питання і зададуть строгі глядачі, і тут-то людина «блисне». Це може бути і своєчасний жарт або смішна історія - зачіпка, що залучає і утримує увага слухачів на презентації.

Нарешті, вельми дієвий прийом - вживання метафор. Про одну і ту ж інформаційну систему можна сказати: «Вона дозволяє зв'язувати між собою різні регіони» або ж «Це як кровоносна система, яка доставляє в серці, - центр вашої компанії - необхідні порції крові (інформацію) і заставляє його битися рівно. Уявіть, що станеться, якщо в одній або декількох артеріях відразу утворюється тромб?». Зрозуміло, що другий варіант набагато переважно.

Але які б прийоми не використовувалися, головні правила залишаються незмінними - чим солідніше підготовка до презентації, тим більше вірогідність успіху; чим більше репетицій, тим спектакль під назвою «презентація» пройдет успішніше; чим коротше і простіше візуальний матеріал, тим переконливіше здадуться слухачам ідеї промовця.

Висновки

Запропоновані рекомендації допоможуть зробити презентацію ефективнішою як спеціальний захід в зв'язках з громадськістю для дії на громадську думку.

В результаті ми прийшли до таких виводів: презентація - важливий для організації захід, воно вимагає великої роботи з підготовки і проведення. Необхідно продумувати кожну деталь і мати запасні варіанти. Організаторам поважно шукати нестандартні рішення і підходи, які зроблять презентацію яскравою і незабутньою.

Оцінка ефективності презентацій включає вивчення умов її успішності, що складаються з п'яти критеріїв, - захопливість, змістовність, візуалізація, інтерактивність, збалансованість.

Список використаної літератури

1. Тульчинский Г.Л. PR фирмы: технология и эффективность. СПб., 2001. С.-126.

2. Кочеткова А.В. Теория и практика связей с общественностью. СПб., 2006. С.-76.

3. Татаринова Г.Н. Управление общественными отношениями. СПб., 2004. С.-206.

4. Хэйвуд Роджер Все о Public Relations: как добиться успеха в бизнесе, используя связи с общественностью. М.,1999. С.-212.

5. Чумиков А.Н. Связи с общественностью. М , 2001. С.-111.

6. Чумиков А.Н. Бочаров М.П. Связи с общественностью. Теория и практика. М., 2004. С.-287.

7. Лэни Арредонто Искусство деловой презентации. Челябинск, 1998. С.-454-455.

8. Презентация интересна изюминкой // Современная торговля.2005. №3. С.-58.

9. Стив Мэндел Навыки эффективной презентации. СПб., 2003. С.-8-9.

Страницы: 1, 2