Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего, выявляется
их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность
формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они
остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре
дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив.
Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с
требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления»
и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное
оформление, которое включает: подшивку или переплет дела и нумерацию листов.
Если при нумерации было допущено много ошибок,
все ошибочные номера зачеркивают наклонной чертой так, чтобы они были видны, и
листы нумеруются заново. При небольшом количестве ошибок нумерацию листов
исправляют. На пропущенных листах ставят номер предыдущего листа с буквой «а»,
«б», «в» и т.д.
На некоторые категории дел составляется
внутренняя опись документов. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку
(папку) в прокола или переплетаются. Документы подшивают таким образом, чтобы
обеспечить возможность свободного чтения реквизитов документов. Если левое поле
не соответствует ГОСТу, то к документу слева подклеивают полоску плотной
бумаги, за которую документ и подшивают.
Таблица 2.1 Форма обложки дел постоянного и
длительного сроков хранения
Код госархива__________
Код учреждения________
(наименование государственного архива)
(наименование учреждения и структурного
подразделения)
________________ДЕЛО № __________ том № (заголовок
дела)
Картон для обложек дел постоянного хранения и
документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать
долговременную сохранность документов.
Наиболее ценные в историческом и художественном,
отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в
папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов
немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем
подшиваются в дело.
К заголовку дела может быть составлена аннотация
к документам (если оно содержит особо ценные документы), проставляется также:
дата дела; количество листов в деле; архивный шифр дела.
На обложке дела постоянного хранения в
соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения
оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут
переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании
учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано
в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела
дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
Следует помнить, что заголовок должен точно,
кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этом
факты и события отраженные в документах, должны быть раскрыты. Если в деле
имеются особо ценные документы, документы – приложения к основному документу,
документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение,
или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие
которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку
составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.
В заголовок дела, содержащего распорядительные
документы (приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.
Количество листов в деле выносится на обложку в
соответствии с данным заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный
к началу производственного года, в соответствии с номенклатурой может быть уточнен
по решению экспертной комиссии учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как
правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда описи и номер дела.
2.3 Составление описей
Государственный стандарт «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения» определяет опись как «архивный
справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также
предназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись, таким
образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве.
Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е.
располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного
хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи
составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной
группе раздельно.
«Основные правила работы ведомственных архивов»
предлагают также составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических,
характерных только для данной организации документов (судебные и следственные
дела, научные отчеты и томам и т.п.).
При подготовке к передаче в ведомственный архив
дел за несколько лет дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по
структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется
Хронологически-структурная.
Таблица 2.2 Форма описи дел постоянного и
длительного хранения
№ п\п |
Индекс дела
(тома, части) |
Заголовок
дела (тома, части) |
Количество
листов в деле (томе, части) |
Дата дела
(тома, части) |
Срок хранения
(тома, части) |
примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что
дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дела,
начатые в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое,
относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.
Внутри каждой структурной части дела
располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой
примерной схеме:
– приказы, распоряжения, указания
вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
– приказы, протоколы и другие
распорядительные документы учреждения;
– планы, сметы, отчеты, балансы;
– доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по
значимости вопросов, хронологии или по алфавиту.
В описание каждого дела входит: порядковый номер;
индекс дела; заголовок дела (в т.ч. и аннотация); дата, количество листов;
примечания.
В описи дел со сроком храпения свыше 10 лет перед
примечанием имеется графа-срок хранения дела. Все эти данные переписываются с
обложки дела. Дела вносится в опись в том порядке, в котором они были
систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же
проставляется на обложку дела.
В том случае, когда дело состоит из нескольких
томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Если в опись вносятся подряд дела с однотипным
содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок
первого дела, а все остальные обозначить словами «то же». При этом все различия
заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.
В графе описи «Примечания» делаются отметки об
особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных
документов из него другим учреждениям и т.д.
В соответствии с требованиями «Государственной
системы документационного обеспечения управления» обработка дел и
отбор их ни государственное хранение должны производиться регулярно по
окончании производственного года.
Годовой раздел описи на дела, подлежащие
постоянному хранению, составляются в каждом структурном подразделении под
методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной
службы или лицом, ответственным ведение делопроизводства в структурном подразделении.
В конце описи структурного подразделения после
последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью
указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи, ли
есть особенность нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они также
оговариваются в итоговой записи.
Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем
делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем
структурного подразделения.
На основе
описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые
разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет
передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с
установленными правилами. В маленьком учреждении или фирме всю эту работу
выполняет секретарь.
Таблица 2.3
Форма описи
Название раздела |
№
п/п
|
Индекс
дела
|
Заголовок
дела
(тома,
части)
|
Дата
дела
(тома,
части)
|
Кол-во
листов
в деле
(томе,
части)
|
Срок
хранения
дела
(тома,
части)
|
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
2.4 Сдача дел в ведомственный архив
дело номенклатура документ архив
Сдача дел из структурных подразделений в архив
учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом,
согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному. Эта
работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком
хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.
Дела принимаются работником ведомственного архива
в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих
экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии, после
приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается
заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества
дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной
надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц осуществлявших ее.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются
а архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию
номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются
сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают и
ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в
Ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы
не имеют достаточной площади, «Основные правили ведомственных архивов», разрешают
хранение этих дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделения
до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в
установленном порядке.
В недавно возникших коммерческих фирмах секретарь
должен через два года провести положенную обработку дел и переложить их в
другой шкаф, который образует начала будущего архива.
Заключение
Быстрый поиск и использование документов на
хранении возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией
документов является группировка их в дела. Специальным классификационным
справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит
номенклатура дел. Номенклатура дел служит планом распределения документов после
их исполнения в дела. С помощью номенклатуры дел проводится первый этап
экспертизы ценности документов. Номенклатура дел используется вместо описи как
учетный документ при сдаче в архив учреждения. Так же номенклатура дел имеет и
справочное значение.
Формирование дела – отнесение документов к
определенному делу и систематизация документов внутри дела. Формируют и хранят
дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Выделяются
лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. При
формировании дел следует соблюдать ряд определенных требований.
Дела считаются заведенными с момента включения в
них исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и
хранятся в них до передачи в архив учреждения. В случае, если документы уже включенные
в дело в течение года потребовались работнику они могут быть вынуты из дела
только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается
лист-заместитель. Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы
научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи
на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Экспертиза ценностей документов – это определение
значения документов. Экспертиза ценности документов начинается в текущем делопроизводстве
и заканчивается в государственном архиве. Экспертиза ценности документов в
учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии, действующей
постоянно. В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько
видов типовых перечней, которые устанавливают сроки хранения документации.
Оформление дела – подготовка дела к хранению – проводят
работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение
дел. Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень
единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления
систематизации. Опись служит основным учетным и справочным пособием в
делопроизводстве и архиве. Обработка дел и отбор их ни государственное хранение
должны производиться регулярно по окончании производственного года.
Сдача дел из структурных подразделений в архив
учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом,
согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному. Эта
работа должна проводиться ежегодно.
Список
литературы
1.
Андреева В.И. Делопроизводство
/ В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2001. – 192 с.
2.
Булюлина Е.В. Архивоведение
/ Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 96 с.
3.
Вигер А.М
Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. –
М.: Феникс, 2001 – 320 с.
4.
Горфейн Г.М. Архивоведение
/ Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство
ленинградского университета, 1971. – 86 с.
5.
Кирсанова М.В. Современное
делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 304 с.
6. Крайская З.В. Архивоведение
/ З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство
/ Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА,
2003. – 359 с.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство
и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов.
М.: Высшая школа, 2001. – 159 с.
9. Непогода А.В. Делопроизводство
организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. –
480 с.
10. Охотников А.В. Документоведение
и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ»,
2003. – 304 с.
11. Петелин В.Г. Делопроизводство на
предприятии / В.Г. Петелин. – М.: Ось-89, 2005. – 128 с.
12. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения
сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. – 239 с.
13. Смирнова Е.П. Делопроизводство
для секретаря / Е.П. Смирнова. – М.: Омега-Л, 2005 – 152 с.
14. Соколов В.С. Документационное
обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2009. – 176 с.
15. Стенюков М.В. Делопроизводство /
М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 128 с.
16. Стяжкина Т.А. Делопроизводство
предприятия / Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2005. – 288 с.
17. Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов.
– М.: Высшая школа, 2000. – 260 с.
|