Кроме
того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип
систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам
различают следующие виды кадровых документов:
6.
Документация
по приему на работу:
―
Заявление
о приеме на работу;
―
Контракт
о назначении на должность;
―
Приказ
о приеме на работу;
―
Протокол
общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
6.
Документация
по переводу на другую работу:
―
Заявление
о переводе на другую работу;
―
Представление
о переводе на другую работу;
―
Приказ
о переводе на другую работу.
6.
Документация
по увольнению с работы:
―
Заявление
об увольнении;
―
Приказ
об увольнении;
―
Протокол
общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4.
Документация по оформлению отпусков:
―
График
отпусков;
―
Заявление
о предоставлении отпуска;
―
Приказ
о предоставлении отпуска.
5.
Документация по оформлению поощрений:
―
Представление
о поощрении;
―
Приказ
о поощрении;
―
Протокол
общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6.
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
―
Докладная
записка о нарушении трудовой дисциплины;
―
Объяснительная
записка о нарушении трудовой дисциплины;
―
Приказ
о наложении дисциплинарного взыскания;
―
Протокол
общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
В
реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может
быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.
Типовые
формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства
определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с
учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации
труда.
Для
регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять
локальный нормативный акт – например, Положение о документообороте или
Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с
распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и
сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).
Также
в разделе 3. 1 «Организация документооборота» «Государственной системы
документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования
к документам и службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом
Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33, предписывается
закреплять порядок движения документов в организации «в схемах прохождения документов,
которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются
руководством организации».
При
этом необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации – это не
право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована
нормативно-правовыми актами.
Кроме
того, документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом
законодательстве.
Трудовой
кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования
трудовых правоотношений:
―
трудовой
договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);
―
прием
на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник
знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);
―
на
всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);
―
по
письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих
дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных
с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую
работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о
заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на
обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и
другое) (статья 62 ТК РФ);
―
обязательное
издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья
193 ТК РФ);
―
прекращение
трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья
84.1. ТК РФ).
Сюда
же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата
Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно
для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской
Федерации, независимо от формы собственности.
В
настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:
№Т-1
«Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ
(распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка
работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального)
служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного,
научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе
работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников
на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
№Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о
прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9
«Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ
(распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное
удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и
отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Кроме
того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1
утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с
персоналом по оплате труда:
№Т-12
«Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета
рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная
ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных
ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60
«Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при
прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73
«Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному
на время выполнения определенной работы».
Исходя
из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить
на два вида:
6.
Обязательные
кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех
работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).
К
этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты,
предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и
потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в
процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в
соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ).
Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и
установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат
учету личного состава работников.
6.
Факультативные
кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального
нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет
самостоятельно.
Факультативные
кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы
трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким
кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных
подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение об
аттестации работников и другие.
Таким
образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно
работодателем с учетом требований действующего законодательства, масштабов и
специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые
являются обязательными для каждого работодателя.
2.
СОСТАВ И ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Группа
учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем
персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей
обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.
С
точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о
работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:
1)
первичные учетные документы;
2)
производные (вторичные) учетные документы.
Первичные
учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе
персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.
Они
включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к
личному листку по учету кадров.
Личное
дело
– совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные
сведения, связанные с его трудовой деятельностью.
Личное
дело не является обязательным в составе кадровой документации.
Как
правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе
частного бизнеса – на руководящий состав работников, специалистов,
материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового
делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения
личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые
персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке
(унифицированная форма №Т-2).
Порядок
работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем
работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения.
Исключение
составляют личные дела государственных служащих.
Ведение
личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом
Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения
личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в
порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной
службы».
Ведение
личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации
регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года
№609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного
гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Личное
дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в
личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а
впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой
деятельности работника у данного работодателя.
На
основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего,
пункт 337 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного
Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела
входят следующие документы:
―
внутренняя
опись документов, имеющихся в личном деле;
―
анкета
или личный листок по учету кадров;
―
автобиография
или резюме;
―
копии
документов об образовании;
―
копии
документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных
законодательством);
―
характеристики
или рекомендательные письма;
―
заявление
о приеме на работу;
―
трудовой
договор;
―
дополнение
к личному листку по учету кадров;
―
копии
приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);
―
справки
и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Согласно
пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года
№536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в
хронологическом порядке по мере их поступления.
Внутренняя
опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о
порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его
внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя
опись документов личного дела подписывается составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Личный
листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его
образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном
положении и другое.
Работник
сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его
заполнении используются следующие документы:
―
паспорт;
―
трудовая
книжка;
―
военный
билет;
―
документ
об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат),
документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о
присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
Страницы: 1, 2, 3, 4
|