В качестве сигнала оповещения может использоваться звуковой или визуальный сигнал (диалоговое окно). Большинство средств оповещения могут сигнализировать о поступлении новой почты запуском заданной программы, а некоторые и весьма экзотическими средствами, например миганием светодиодов клавиатуры.

Средства управления «почтовым ящиком». Характерное отличие данных, содержащихся в полях заголовка, от данных «тела» сообщения заключается в их небольшом размере. В тех случаях, когда ежедневный объем поступающих сообщений значителен, целесообразно использовать почтового клиента, обладающего функциями предварительного просмотра полей заголовков до загрузки сообщений с сервера. Это позволяет отказаться от загрузки незатребованной корреспонденции, избежать приема нежелательных файлов почтовых вложений, удалить сообщения, имеющие незаполненные поля. Все операции отбора и удаления выполняются непосредственно на сервере, что снижает нагрузку на каналы связи и уменьшает расходы на их эксплуатацию.

Фильтрация сообщений. Описанный выше анализ полей заголовков может выполняться автоматически с помощью программных фильтров. Так, например, почтовые клиенты, обладающие средствами фильтрации, позволяют выполнять автоматическое удаление нежелательных сообщений -- в этом случае адресат их даже никогда не увидит, а отправитель не получит уведомления о том, что его сообщение получено и прочитано.

Фильтрацию используют для борьбы с негативным явлением, которое называется спамом. Спам -- это рассылка незатребованной корреспонденции. Существуют разные подходы к квалификации спама. В частности, первое обращение, как правило, спамом не считается -- это нередко используют рекламные службы электронной торговли, но немотивированные повторные обращения уже являются нарушением правил пользования электронной почты и могут быть обжалованы.

Еще одна полезная функция фильтрации состоит в том, что поступающие сообщения можно автоматически группировать в заданных тематических или персональных папках. Так, например, анализируя содержимое поля Кому, программа может распределять поступающую почту в различные папки, соответствующие разным пользователям. Эту функцию используют в малых предприятиях, если несколько сотрудников используют одну общую учетную запись электронной почты.

Поддержка «черного» и «белого» списков. Средства фильтрации могут работать с заранее заготовленными списками почтовых адресов. «Черным» называется список адресов электронной почты, сообщения от которых автоматически блокируются и уничтожаются непосредственно на сервере без загрузки на локальный компьютер. «Белый список» используют, чтобы пропускать избранные сообщения в тех случаях, когда почтовый клиент настроен на блокирование всех поступающих сообщений.

Следует отметить, что «черный» список может быть распределенным. Так, например, сегодня в Интернете есть службы, ведущие учет известных спаммеров и рекламных служб, нарушающих этикет электронной почты. Почтовый клиент может автоматически сличать адреса отправителей входящих сообщений с данными этих сетевых служб и блокировать поступающую корреспонденцию на основании их рекомендаций.

Функции слежения и контроля за исполнением работ. Для организаций, получающих по электронной почте большой поток обращений от граждан или других организаций, важным фактором является эффективный контроль за движением и исполнением входящих документов. В очень крупных организациях, обрабатывающих тысячи обращений в год, для этой цели используют специальные системы управления делопроизводством. В малых и средних организациях во многих случаях удается ограничиться почтовым клиентом, имеющим расширенные функции для контроля за движением входящих сообщений по рабочим местам исполнителей.

Функции резервирования и архивации. В тех случаях, когда характер электронной почты, проходящей через организацию, отличается особо важной документальной ценностью, используют средства для работы с электронной почтой, обладающие функциями автоматического резервирования и архивации. Это достигается встраиванием в почтовый клиент программного средства резервирования данных в сжатом формате, а также системой работы по расписанию.

Наличие этих функций значительно повышает надежность и устойчивость почтовой программы. Так, например, в случае ее выхода из строя открывается возможность полного восстановления всей переписки, включая данные адресной книги.

Функции автоматической генерации ответа и переадресации. Автоматическая генерация ответа на поступившее почтовое сообщение позволяет соблюсти этикет электронной почты и оперативно ответить на поступившее сообщение, даже находясь в длительном отсутствии. Обычно на все поступающие сообщения генерируется стандартный ответ с изложением причин временного отсутствия связи. Если при этом использовать описанные выше функции фильтрации, то можно классифицировать входящие сообщения по имени отправителя или теме сообщения и генерировать разные автоответы на разные обращения.

Те, кто много времени проводят в разъездах, наряду с функцией автоответа пользуются также функцией автоматической переадресации. Общепринятая практика состоит в создании временного «почтового ящика» на сервере одной из служб Web-Mail и переадресации на него корреспонденции, поступающей на учетные записи серверов РОР3. Поскольку для работы с электронной почтой, основанной на Web, не требуется ни наличия почтового клиента, ни его настройки, работа с временным «почтовым ящиком» производится с помощью обычного броузера из любого места связи. Где бы ни находился пользователь, он всегда имеет возможность просмотреть всю поступающую электронную почту на одном легкодоступном Web-узле.

Экспортно-импортные функции. Форматы, в которых разные почтовые клиенты сохраняют сообщения электронной почты, могут различаться. Различаются и структуры логических папок, и форматы данных внутренних адресных книг. Наиболее мощные программы для работы с электронной почтой позволяют экспортировать данные в форматы других программ или, наоборот, импортировать их.

Эти функции используются, прежде всего, в бизнесе. Они позволяют автоматизировать операции, связанные с обслуживанием больших информационных потоков.

Функции массовой рассылки. Обычные средства электронной почты позволяют отправить одно сообщение в несколько адресов путем указания дополнительных адресатов в поле Копия. Этого недостаточно, если речь идет об отправке тысяч почтовых отправлений, к тому же не всегда желательно, чтобы клиенты могли определить адреса других получателей по записям этого поля. В таких случаях почтовая программа интегрируется со средствами обслуживания списка рассылки. Список рассылки -- это текстовый файл, представляющий простейшую базу данных, в которой отдельные записи разделены стандартным разделителем, например точкой или символом табуляции. Рассылка сообщения производится по всем адресам, приведенным в списке. Донцов Д. Электронная почта (E-mail). Легкий старт. - СПб.: Питер, 2006. - С. 88. Дополнительные средства программы позволяют также:

· автоматически вносить адреса в список рассылки на основе анализа поступающих сообщений (например, по просьбе клиента о подписке на информационный бюллетень, электронный каталог и т. п.);

· автоматически удалять адреса из списка рассылки (например по просьбе клиента о прекращении рассылки рекламы в его адрес);

· группировать записи в списках рассылки; многие фирмы отправляют новым клиентам письма одного содержания (с благодарностью за внимание), а постоянным клиентам -- другого (с новыми предложениями);

· разыскивать и устранять дубликаты записей в списке рассылки;

· устанавливать и удалять записи, утратившие актуальность (например, при изменении адреса электронной почты клиента).

Следует различать массовую рассылку и «почтовую бомбардировку». Почтовая бомбардировка -- это целенаправленная злонамеренная акция по переполнению «почтового ящика» жертвы путем массовой отправки незатребованной корреспонденции. Это грубое нарушение правил пользования Интернетом, административные меры по которому может принять сервис-провайдер. В некоторых случаях намеренное нарушение функционирования систем связи может квалифицироваться и как уголовное преступление. К такой квалификации прибегают, если есть возможность доказать наличие прямого ущерба.

Массовая рассылка отличается тем, что сообщения отправляются в разные адреса. Она не является правонарушением, хотя и не всегда соответствует договору с сервис-провайдером. Обычная практика состоит в том, что для проведения массовых рассылок следует предусмотреть соответствующий пункт в договоре и оговорить финансовую сторону мероприятия.

Функции локального SMTP-сервера. Проведение массовой отправки корреспонденции через SMTP-сервер поставщика услуг сопряжено с большими затратами времени, поскольку на сервере образуется очередь сообщений, полученных от разных клиентов. В специальных случаях используют почтовые системы, совмещающие функции почтового клиента и SMTP-сервера. Они позволяют отправлять корреспонденцию в обход SMTP-сервера поставщика услуг и обеспечивают высокую производительность (до нескольких тысяч отправлений в час).

Функции персонализации. Персонализация отдельных сообщений имеет важное значение при проведении массовых рассылок. Ее смысл состоит в том, что каждое сообщение имеет индивидуальные элементы, например обращение (господин, госпожа, господа и т. п.), имя адресата и какие-то персональные сведения о нем. Персонализация выполняется путем взаимодействия почтовой программы с базой данных и со списком рассылки. Сообщение готовится в виде шаблона, имеющего поля слияния. Данные в эти поля подставляются из базы данных в соответствии с параметрами, указанными в списке рассылки. Благодаря технологии персонализации удается резко повысить отклик в рекламно-маркетинговых кампаниях, при проведении анкетирования клиентов, в установлении доверительных отношений с заказчиками.

Функции удаленного администрирования. Некоторые почтовые клиенты способны не только отправлять сигналы оповещения на удаленные средства связи, но и принимать от них управляющие сигналы. Удаленное управление почтовыми системами производится с помощью телефонных аппаратов, имеющих тональный набор номера. После установления соединения система воспринимает сигналы цифрового набора как команды. Подобные системы позволяют переадресовывать поступившие сообщения или автоматически отправлять один из заранее заготовленных вариантов ответа. Возможна также отправка голосового сообщения, продиктованного с удаленного телефонного аппарата.

В данной работе не будут упоминаться наиболее популярные в России почтовые программы - The Bat и Outlook. Они прекрасно известны пользователям, но у них есть не менее достойные конкуренты, а часть программ, по некоторым параметрам, их превосходит. Некоторые из этих программ рассмотрим в следующей главе. При оценке программ использована десятибалльная шкала. Естественно, любая оценка, особенно таких программ, как почтовые, отчасти дело вкуса - зачастую многое зависит от того, нравится пользователю интерфейс или нет. Но при выставлении общей оценки обязательно учитывались следующие параметры:

· Корректная перекодировка и «понимание» русских кодировок;

· Поддерживаемые протоколы;

· Удобство интерфейса, возможность его изменения;

· Возможности адресной книги;

· Наличие дополнительных функций.

Название программы:Becky! Internet Mail Becky! Internet Mail [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.rimarts.co.jp/becky.htm

Разработчик:RimArts Inc

Интерфейс:английский

Возможность русификации:есть неофициальный русификатор

Условия распространения:shareware

Общая оценка:8 баллов из 10

Японская разработка Becky! Internet Mail, начиная с первой своей версии завоевала не слишком громкую, но очень хорошую репутацию у пользователей, в первую очередь благодаря стабильной работе и очень широким возможностям настроек. Интерфейс программы показан в Приложении А.

Интерфейс Becky! Напоминает The Bat!, однако сходство чисто внешнее. Aлгоритмы обработки заданий у программ совершенно разные. Надо сказать, что, для того чтобы использовать функциональность программы на все сто процентов, скорее всего, придется почитать руководство или файл помощи, поскольку интерфейс настроек у программы своеобразен и порядок некоторых действий может показаться неочевидным. Например, несколько непривычно выглядит работа с адресной книгой и добавление получателей. Сам же интерфейс программы достаточно понятен, строг, даже аскетичен, и изменить его никак нельзя. О графическом отображении смайликов и прочих способах передачи настроения речи тоже не идет - пишите письма! Программу можно рекомендовать достаточно опытным пользователям, которые любят покопаться в тонких настройках, и будут дотошно разбираться во всех аспектах функционирования программы.

Страницы: 1, 2, 3