Каталог Рефератов - Использование информационных технологий в системах управления

	Информационно-образоательный портал
	Рефераты, курсовые, дипломы, научные работы,



МЕНЮ\|

поиск

Использование информационных технологий в системах управления

сновными характеристиками информационных технологий управления являются:

- интерактивный режим работы пользователя с компьютером;

- интегрированность с большим числом программных продуктов;

- гибкость процесса изменения данных, постановки задачи управления.

В приложении 1 представлена связь новых процессов в управлении с современными информационными технологиями.

Инструментарием информационных технологий управления являются один или несколько программных продуктов (взаимосвязанных или не взаимосвязанных между собой) для определенных типов компьютеров, технология работы с которыми позволяет решить поставленные задачи.

Информационная система, создаваемая для достижения определенных целей, соединяет информационные технологии с обслуживающим персоналом.

Информационная система (information system) - совокупность элементов (материальных или идеальных), определенным образом связанных между собой и образующих некоторую целостность. В качестве системы можно рассматривать любой объект действительности. Любая система уже по своей сути является информационным образованием, так как взаимосвязи ее элементов осуществляются посредством перетоков информации. Понятие системы в интернетике используется очень широко, имеет множество смысловых значений и чаще всего, относится к взаимосвязанному набору средств технического и программного обеспечения, а также организационно упорядоченной совокупности документов.

В процессе управления используется научный инструментарий.

Научный инструментарий управления - это набор качественных моделей, помогающий пользователю принимать решения. Этот инструментарий базируется на математических методах, что придает процессу жестко регламентированный характер. Необходимо собирать данные определенного типа, представлять их в специальном формате и анализировать согласно строго определенным математическим правилам.

Технической базой информационных технологий управления являются:

- персональный компьютер (корпоративные компьютеры, суперкомпьютеры);

- компьютерные сети (локальная вычислительная сеть, глобальная сеть, Интернет как информационный ресурс);

- офисная техника (средство репрографии, средство оперативной полиграфии, носители информации, средство обработки документов, средство хранения, поиска и транспортировки документов).

2. Содержание информационных технологий

2.1 Информационные технологии обработки данных в системе управления

Получение больших объемов информации превращается для специалистов по информатике и менеджеров в серьезную проблему. Для того чтобы идентифицировать только необходимую информацию для решения какой-то конкретной задачи, приходится "перебирать" громадное количество данных. Данные - это "сырые" факты и цифры, в которых нет ничего особенного и которые сами по себе не могут быть полезными для менеджеров. Для того чтобы извлечь полезную информацию, необходимо обработать, получить законченный *информационный продукт, имеющий непосредственное отношение к управленческой задаче. Проблема эффективной идентификации полезной информации и обеспечения доступа к ней менеджеров и сотрудников приобретает все большую остроту.

О значении данной проблемы говорит тот факт, что во многих организациях вводится должность главного специалиста по информации, который несет ответственность за управление организационными базами данных и внедрение новых информационных технологий. Как правило, специалисты по информации сталкиваются с проблемой выбора одного из безграничного множества вариантов приобретения аппаратного и программного обеспечения, сетевого и телекоммуникационного оборудования. Объем данных, которые способны давать комбинации этих технологических средств в равной мере, огромен. Принятие решений, связанных с применением новых технологических средств и управлением их ресурсами, зачастую ложится прежде всего на плечи главного специалиста по информации. Ему приходится интегрировать текущие и новые технологии поддержки принятия организационных решений, обеспечения операционных процессов и коммуникаций так, чтобы сотрудники организации получали необходимую информацию в нужном месте в нужное время.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на Уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

- обработка данных об операциях, производимых фирмой;

- создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

- получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от прочих:

- выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить сведения о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая технология;

- решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

- выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

- выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

- использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют подробный характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

- акцент на хронологию событий;

- потребность в минимальной помощи при решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных (рис. 2.1.) и приведем их характеристики.

Рис. 2.1. Основные компоненты информационной технологии обработки данных

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

- классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей. Например, при расчете заработной платы каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т.п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки;

- сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

- вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые надданными, дают возможность получать новые данные;

- укрупнение или агрегирование, производимое для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной Деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы Данных.

Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководителей и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

Существует ряд недостатков, из-за которых невозможно использовать полученные данные. К ним относятся недостоверность данных, низкая производительность при нестандартных запросах, невозможность преобразовать разнородные данные в единую информацию.

Для разных уровней управления организацией требуются определенные базы данных (табл. 2.1.)

Таблица 2.1. Характеристики данных по уровням управления

№ п/п	Уровень управления	Характеристика данных
1	Операционный	Данные детализированы. Приложения нацелены на обработку ежедневных операций. Хранятся только текущие значения. Высокая вероятность возникновения запросов. Данные ориентированы на использующие их приложения
2	Корпоративный (тактический)	Данные обобщены. Все значения имеют метки времени. Данные интегрированы и предметно ориентированы
3	Уровень подразделения (операционный и тактический)	Собраны данные, имеющие отношение к данному подразделению. Частично данные относятся к примитивным, частично - к производным
4	Индивидуальный (операционный)	Данные временные. Запросы нестандартные. Сбор данных происходит эвристически. Операции нерутинные

Данная технология предполагает создавать специальные, отдельные от существующих баз хранилища данных - предметно-ориентированные, интегрированные, некорректируемые, зависящие от времени коллекции данных, предназначенные для поддержки принятия решения.

2.2 Информационные технологии автоматизированного офиса

По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются практически всеми служащими организаций на различных уровнях управления. Особенно они привлекательны для группового решения проблем, т.к. они позволяют повысить производительность труда секретарей и других офисных работников, дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем, улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности - ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Теоретически определяются три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и системная.

Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Начало процесса - генерирование информации (информационных документов), окончание - восприятие, интерпретация и связанные с этим действия. Информация теряет смысл, если нет цикла интерпретации. Эти два процесса (генерирование и интерпретация) вызывают изменение и переработку информации. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий. Генерирование и интерпретация содержат творческую, слабо алгоритмизируемую и формализуемую функцию, выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.

В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных, изображений в статике и динамике. Следовательно, человек может максимально использовать все свои способы восприятия (слух, осязание, зрение), ощущая тактильные и механические воздействия (когда идет работа в виртуальном киберпространстве).

Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и полилога, т.е. широкого обмена информацией с несколькими источниками или партнерами.

Интертекст - взаимодействие между текстами - приводит к возникновению новых идей и образов, поскольку сопоставление усиливает информационную выразительность текста и обнажает противоречия. Компьютер как компонент информационных сетей становится важнейшей составной частью глобального полилога, нового динамизированного способа объединения множественных разнородных потоков информации.

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение, профессионального стиля работы. Постановка проблемы в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяют резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения в процессе взаимодействия с компьютером.

Сам компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. И это еще один результат построения электронного офиса: возникает невозможный ранее эффект группового взаимодействия, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров.

Развитие информационной технологии и ее аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки больших потоков информации из множества различных источников.

Информационные потоки (речь, изображение, текст, данные)! должны интегрироваться на автоматизированном рабочем месте в офисе. Рассмотрим указанные виды информационных сообщений каналы передачи (связи), по которым они поступают.

Речевые сообщения. Такие сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне через телефонную сеть. Телефон как важнейшее средство вер бальной коммуникации совершенствуется. Его функции значительно развились с момента начала эксплуатации в 1878 г.

В настоящее время телефонная система связи выполняет двоякую роль в офисе: она обеспечивает речевое общение и осуществляв' коммутацию ряда технических средств офиса с удаленными абонентами

Функции современного телефона чрезвычайно разнообразны( Телефон выступает в роли: автоответчика; определителя номер звонящего абонента (в том числе и сообщения о номере голосом) средства автодозвона по занятому номеру в городских и междугородных сетях; блока защиты номера телефона от его определения внешних абонентом; устройства универсальной защиты от звонков нежелательных абонентов. В современный телефон встроены блоки памяти и управления, позволяющие развить функции записной книжки, калькулятора, часов, музыкального сопровождения, охранной сигнализации и др.

Телефонная связь коллективная, поэтому она сравнительно дешева, однако временами бывает недоступна из-за занятости линий связи и абонента другими абонентами. Новые возможности телефонной связи для преодоления этого неудобства и развития телефонного сервиса обеспечивает система радио-пейджинг.

Возможности пейджеров по мере развития этой технологии связи возрастают. Они:

- обеспечивают конфиденциальность передаваемых сообщений;

- принимают и накапливают в памяти не одно, а несколько сообщений;

- обеспечивают возможность передачи групповых сообщений сразу группе владельцев пейджеров и многое другое.

Аудиоконференции. Используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Использование аудиоконференции облегчает принятие решений.

Бумажные документы. К ним могут быть отнесены всевозможные каналы передачи бумажных сообщения и их комбинаций (телетайпная связь, телексная связь, телефаксная связь и др.). полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию или копированию.

Электронная почта позволяет передавать и обрабатывать полученную корреспонденцию с помощью компьютера. На практике часто используется для пересылки деловых документов, графиков, таблиц, фотографий и т.д.

Система информационного обмена телекс. Эта информационная система позволяет подготавливать и автоматически пересылать огромные потоки информации различных абонентам. Система обмена телекс постепенно вбирает в себя преимущества телеграфа и телетайпа и улучшает из. По мере развития системы в нее включается также возможности факсимильной связи.

Информационная система телетекст. Телетекст - это своеобразная электронная газета или электронных бюллетень, в которых непрерывно передаются страницы текста из газет, журналов, агентств и служб.

Информационная система видеотекст. Эта система расширяет возможности получения информации и свободы выбора, а также объединяет возможности телефона, компьютера и телевизора.

Автоматизация управленческой деятельности становится все более привлекательной для менеджеров всех уровней не только потому что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но и также потому что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Заключение

Применение информационных технологий оказывает большое влияние на выживаемость и конкурентоспособность организации. повышение эффективности предприятия благодаря использованию управленческой информационной системы начинается с высшего уровня управления. Главный управляющий организацией должен видеть перспективу ее развития с учетом того вклада, который могут внести информационные технологии.

Информация - важнейший инструмент бизнеса. Без информации невозможно принять ключевые решения необходимые для поддержания функционирования организации. важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как сырье, некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные фиксируются на следующих носителях: бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках. Зарегистрированные данные могут принимать любые аудиовизуальные формы, включая текст, изображение и звук.

И только тогда когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, получается информация.

Управленческая информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, связанных с управлением. Под термином "управленские информационные системы" обычно понимаются системы, содержащие процедуры сбора, хранения, обработки, создания и передачи информации, необходимой для менеджеров.

Информационные технологии - это обобщенное название технологий применяемых в управленческих информационных системах. На современном предприятии своевременная точная информация жизненно необходима для эффективного принятия решений и управления ресурсами.

В современной организации применяются следующие технологии:

- информационные технологии обработки данных

- автоматизация управленческой деятельности.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения четко структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны процедуры их обработки. Данная технология применяется на операционном (исполнительном) уровне. Основными компонентами информационной технологии обработки данных является:

- сбор данных;

- обработка данных;

- создание отчетов

Для разных уровней управления требуются различные базы данных. На операционном - данные детализируются; на тактическом - данные обобщаются; на уровне подразделений - собираются и обобщаются данные, имеющие отношения к данному подразделению; на индивидуальном уровне - данные имеют временный характер.

Автоматизация управленческой деятельности получила название информационной технологии автоматизированного офиса. Данная технология направлена на поддержку коммуникаций как внутри организации, так и вне ее. Информационная технология автоматизированного офиса предполагает наличие в организации разнообразных технических средств с помощью которых обеспечивается прием и выдача трех основных видов информации: речи, данных и изображений в их настоящем и в развитии.

Основные информационные потоки интегрируются на автоматизированных рабочих местах. Основными техническими средствами автоматизации, используемые в информационных технологиях являются различные модификации телефонов, пейджеров, компьютеров, средства предназначенные для аудиосвязи, телефаксная связь, копировальная техника и др.

Использование современных технических средств автоматизации позволяет не только получать оперативную информацию, но и на ее основе принимать оперативные и стратегические решения.

Современные информационные технологии открывают возможность построения информационно-насыщенных рабочих мест и электронных офисов современно новой основой творчества, когда единицей общения становится активный информационный экран.

На основе информационных технологий в организациях создаются разнообразные информационные системы, предназначенные для управления технологическими процессами и системы административно-организационной типа для обслуживания коллектива специалистов, осуществляющих управление предприятием.

Библиографический список

Веревченко А.П. , Горчаков В.В. Иванов И.В., Голодова О.В. Информационные ресурсы для принятия решений. - Екатеринбург: Деловая книга, 2004.
Гайфуллин Б.Н., Обухов И.А. Автоматизированные системы управления предприятием. - М.: Интер-фейс-Пресс, 2005.
Граубаров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2005.
Игнатьева Д.В., Максимов М.М. Исследование систем управления. -М.:ЮНИТИ, 2003. 157с
Короткое Э.М. Исследование систем управления. М.:ДЕКЛ, 2003.176с
Костров А.В. Основы информационного менеджмента. - М.: Финансы и статистика, 2004.
Максимцов М.М., Игнатьева А.В.Исследование систем управления.- М.:ЮНИТИ, 2000.157с
Матвеев М.И., Трубилин И.Т., Лойко В.И., Барановский Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Финансы и статистика, 2005.
Мишин В.М. Исследование систем управления. - М.:ЮНИТИ- ДАНА, 2003.527с
Мухин В.И., Сычев В.И. Исследование систем управления. -- М.:ДЕКА, 2000.581с
Рогожин СВ. Исследование систем управления. -- М.:1999.
Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем. - М.: ДМК Пресс, 2005.
Приложение 1

Влияние информационных технологий на появление новых процессов в управлении
№
п/п
Технология
Новый процесс
1
Распределенные базы данных
Информация может одновременно появляться в разных местах тогда, когда она необходима
2
Экспертные системы
Работу эксперта может выполнять специалист по общим вопросам
3
Телекоммуникационные сети
Бизнес может пользоваться преимуществами централизации и децентрализации одновременно
4
Средства поддержки принятия решений, доступ к базам данных, средства моделирования
Принятие решения становится частью работы каждого сотрудника (иерархическое принятие решений)
5
Беспроводная связь и переносимые компьютеры
Сотрудники могут посылать и получать информацию из того места, где они находятся
6
Интерактивный видеодиск
Лучший контакт с потенциальным покупателем - эффективный контакт
7
Автоматическое индексирование и отслеживание
Объекты сами информируют о своем местонахождении
8
Высокопроизводительные компьютеры
Планы пересматриваются и корректируются оперативно по мере необходимости

Страницы: 1, 2

© 2003-2013
Рефераты бесплатно, курсовые, рефераты биология, большая бибилиотека рефератов, дипломы, научные работы, рефераты право, рефераты, рефераты скачать, рефераты литература, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты медицина, рефераты на тему, сочинения, реферат бесплатно, рефераты авиация, рефераты психология, рефераты математика, рефераты кулинария, рефераты логистика, рефераты анатомия, рефераты маркетинг, рефераты релиния, рефераты социология, рефераты менеджемент.