В поле Приоритет указывается число в диапазоне от 0 до 1000, которое используется при выравнивании загрузки ресурсов между разными проектами. Чем больше число, тем выше приоритет проекта.

После нажатия кнопки Ок создается новый файл проекта.

Первым шагом в планировании является составление списка задач. Только после этого можно оценить сроки и стоимость выполнения каждой задачи.

Определение состава проектных работ начинается с определения этапов (или фаз) проекта. После того, как состав фаз и результаты определены, нужно определить последовательность фаз относительно друг друга и крайние сроки их выполнения. Затем нужно выяснить, из каких работ состоят фазы, в какой последовательности выполняются работы внутри фаз и в какие сроки необходимо уложиться при выполнении каждой работы.

Определять состав работ удобно поэтапно. Сначала создается скелет плана работ, состоящий из фаз, их результатов и нескольких основных задач. Затем в план добавляются остальные задачи, определяются их длительности и связи. Затем определяются ключевые даты проекта, которые включают крайние сроки достижения результатов проекта и некоторые другие ограничения по времени. Наконец, в план добавляется дополнительная информация о задачах.

Создадим новый проект с методикой планирования от даты начала. Используем стандартный календарь. В качестве даты проекта выберем предлагаемую по умолчанию.

План работ удобнее всего составлять в представлении Диаграмма Ганта (Gantt Chart). Диаграмма Ганта [2] представляет собой хронограмму на полный набор работ, которая широко используется в настоящее время. Для добавления задачи в план проекта нужно установит курсор в таблицу слева от диаграммы и ввести название задачи в поле Название задачи (Task name). После этого отрезок, символизирующий задачу, появится на диаграмме.

Добавление в план фазы не отличается от добавления задачи - любая задача автоматически становится фазой, как только у нее появляется вложенная задача, то есть задача, находящаяся на следующем уровне структуры плана. До тех пор пока у задачи нет вложенных задач, она не является фазой.

Чтобы поместить задачу на более низкий уровень структуры, нужно установить курсор в строку с задачей и на панели инструментов щелкнуть по кнопке На уровень ниже () в панели инструментов или нажать комбинацию клавиш Alt+Shift+. Для перемещения задачи на более высокий уровень структуры нужно щелкнуть на кнопке На уровень выше () панели инструментов или использовать комбинацию клавиш Alt+Shift+.

Пример создания скелетного плана приведен на рисунке 8.

Рисунок 8 Пример создания скелетного плана

Из рисунка 8 видна разница графического отображения фазы «Выполнение курсового проекта» от задачи «Получит задание на выполнение курсового проекта».

Результаты фаз вводятся в виде завершающих задач, и эти задачи могут не обозначать реальной деятельности. Например, результатом фазы «Выполнение курсового проекта» является сданный курсовой проект. Для того, чтобы указать тот факт, что данная задача является завершающей, ее длительность устанавливается равной 0 (рисунок 9).

Рисунок 9 Добавление завершающей задачи

Добавим теперь завершающие работы к фазам «Получить задание на выполнение курсового проекта», «Выполнить курсовой проект», «Защитить курсовой проект». Сейчас это не фазы, но они станут фазами, если к этим работам добавить подчиненные работы (рисунок 10).

Рисунок 10 Добавление завершающей задачи к каждой фазе

Поскольку сейчас каждая фаза содержит только завершающую задачу, то есть задачу длительности 0, а длительность выполнения фазы определяется длительностями входящих в фазу задач, то длительность каждой фазы равно 0. Поэтому фазы помечены как завершающие задачи. Добавим в фазы задачи, решением которых достигается цель фазы (рисунок 11).

Рисунок 11 Фазы с добавленными задачами

После определения состава работ можно переходить к определению длительностей задач и связей между ними.

Длительность задач определяется значением, вводимым в поле Длительность (Duration). Длительность фаз вводить нельзя - она рассчитывается автоматически.

При создании задач, им автоматически присваивается длительность 1 день. После единицы измерения времени добавляется вопросительный знак (?). Этот знак означает, что указанная длительность является приблизительной (estimated) и требует уточнения в дальнейшем. После того, как значение длительности задачи будет отредактировано, вопросительный знак исчезнет. При желании вопросительный знак можно поставить и самостоятельно, чтобы отметить тот факт, что длительность помеченной таким образом задачи, должна быть скорректирована (рисунок 12).

Рисунок 12 Задачи с добавленными длительностями

После определения длительностей задач, можно переходить к определению зависимостей между задачами. Например, разработка программного обеспечения по проекту невозможна до тех пор, пока не будет определена тема работы и не будет изучен соответствующий теоретический материал.

Задача, влияющая на другую задачу, называется предшественником (Predecessor), а задача, зависящая от другой, называется последователем (Successor). Например, задача «Изучить необходимый теоретический материал» является предшественником для задачи «Разработать необходимое программное обеспечение», а задач «Разработать необходимое программное обеспечение» последователь для задачи «Изучить необходимый теоретический материал».

Каждая задача может иметь неограниченное количество предшествующих и последующих задач. Связи могут объединять и фазы. Все принципы организации связей между задачами применимы и к фазам.

В MS Project имеется четыре типа связей между задачами.

1) Связь типа «Окончание - начало » (Finish to Start), или сокращенно ОН (FS). Это наиболее распространенный тип связи между задачами, при котором задача В не может начаться раньше, чем закончиться задача А. Графически этот тип связи описывается следующим образом:

2) Связь типа «Начало - Начало» (Start to Start), или сокращенно НН (SS), обозначает зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти параллельно. Графически этот тип связи описывается следующим образом:

3) Связь типа «Окончание-Окончание» (Finish to Finish), или сокращенно ОО (FF) обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна не может закончиться, пока не завершена другая. Например, сдача программы идет одновременно с исправлением ошибок, и пока исправление ошибок не завершено, сдача программы не может завершиться.

4) Связь типа «Начало - Окончание» (Start to Finish), или сокращенно НО (SF). Обычно такая связь используется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, а задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А.

Связь создается перетаскиванием мышью одного отрезка диаграммы Ганта на другой, при этом тип связи по умолчанию определяется как ОН (Окончание - Начало). Предшествующей считается задача, с которой началось перетаскивание, а последующей та, на которой перетаскивание закончилось (на последующую задачу указывает стрелка в конце связи) (рисунок 13).

Рисунок 13 Диаграмма Ганта со связями между задачами

Для удаления связи или изменения ее типа необходимо дважды щелкнуть на ней и произвести соответствующие операции в открывшемся диалоговом окне (рисунок 14).

Рисунок 14 Окно настройки зависимости задач

В раскрывающемся списке Тип (Type) можно выбрать тип связи, в поле со счетчиком Запаздывание (Lag) указать временной интервал между связанными задачами. Кнопка Удалить (Delete) позволяет удалить связь.

5 Форматирование диаграмм Ганта

Диаграмма Ганта (Gant Chart) названа в честь Генри Ганта (1861-1919). В MS Project диаграмма Ганта является основным средством визуализации плана проекта. Все элементы диаграммы Ганта в MS Project являются настраиваемыми отрезками, каждый из которых может состоять из трех элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части (при этом любой их этих элементов может отсутствовать). При стандартной настройке отрезки, обозначающие фазы, состоят из трех элементов, отрезки, обозначающие задачи - только из промежуточной части, а завершающие задачи только из начальной точки. Длина отрезков, обозначающих фазы и задачи пропорциональна их длительности.

На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация. Состав этой информации определяется настройками программы. В MS Project входит несколько заранее настроенных версий диаграммы Ганта, список которых приведен в таблице 3.

Таблица 3 Предопределенные версии диаграмм Ганта

Чтобы воспользоваться предопределенной версией диаграммы Ганта, необходимо выбрать ее название в пункте меню Вид Другие представления…

В том случае, если необходимо изменить вид стандартной диаграммы Ганта или ее версии, можно использовать средства форматирования диаграмм, которые позволяют:

- изменять форму и цвет составляющих диаграмму отрезков;

- определять, какая проектная информация отображается на диаграмме рядом с отрезками;

- отображать дополнительную графическую информацию (например, отклонение от базового плана);

- форматировать шкалу времени, уменьшая или увеличивая масштаб отображения плана.

Чтобы изменить внешний вид отрезков диаграммы Ганта необходимо щелкнуть правой клавишей мыши над необходимым отрезком, в контекстном меню выбрать пункт Форматировать отрезок… и изменить необходимые значения настроек.

Существует также возможность группового форматирования элементов диаграммы, которое позволяет полностью настраивать вид диаграммы, определяя, какая именно информация из проектного файла и каким образом отображается на диаграмме. Для этого в диалоговом окне, вызываемом с помощью команды Формат Стили отрезков (рисунок 15).

Окно состоит из двух основных блоков. Верхний блок содержит таблицу, в которой определяются отражаемые на диаграмме типы отрезков. Нижний блок содержит две вкладки с параметрами, определяющими внешний вид типов отрезков, указанных в верхнем блоке.

В столбцах таблицы верхнего блока задаются основные свойства типов отрезков диаграмм.

В столбце Название (Name) определяется название типа отрезка, которое будет отображаться во всплывающей подсказке при наведении указателя мыши на отрезок.

Рисунок 15 Окно «Стили отрезков»

Поле Вид (Appearance) отражает внешний вид элемента диаграммы в соответствии с настройками в нижнем блоке таблицы. Для того, чтобы это поле изменилось, нужно установить курсор в строку с нужным типом отрезков и настроить параметры отображения на вкладках нижней части окна.

Поле Отображать для след. задач (Show for …Tasks) определяет, какие задачи отбирать для отображения данным стилем. Отбор происходит на основании полей типа Флаг (Flag), которые могут содержать только значения Да (Yes) и Нет (No). Чтобы определить тип задач, нужно выбрать одно или несколько таких полей в раскрывающемся списке.

В тех случаях, когда необходимо вывести на диаграмме несколько типов фигур для одного типа задач, но не желательно, чтобы они наслаивались друг на друга, можно воспользоваться полем Строка (Row). Номером в поле Строка определяется порядок отображения фигур: первым отображается отрезок номер 1, вторым - 2 и т.д.

В полях С (From) и По (To) определяются начальные и конечные точки отрезка на диаграмме.

6 Сетевой график

Хотя подавляющее большинство операций по планированию и анализу проекта выполняется с использованием диаграммы Ганта, для работы с сетевым графиком также предусмотрен богатый набор функций. Наибольший эффект от их применения можно получить на этапе разработки структуры нового проекта «с нуля», а также при анализе проекта с точки зрения возможных рисков.

В отличие от классического сетевого графика, на котором работам соответствуют дуги, а события - вершины, в MS Project используется другой вариант графика, при котором работам соответствуют вершины, а дуги переходам от одной работы к другой.

В MS Project есть три вида графиков, которые можно отнести к сетевым: собственно сетевой график (Network Diagram), сетевой график с описанием (Descriptive Network Diagram) и схема данных (Relationship Diagram).

Отличие сетевого графика с описанием от обычного сетевого графика заключается только в повышенной информативности блоков: по умолчанию в них отображается больше информации. Принцип построения и внешний вид схемы данных отличается от первых двух графиков. Разница состоит в том, что на первых двух графиках можно сразу просматривать информацию обо всем плане проекта, а на схеме данных - только об одной задаче этого плана.

Блоки сетевого графика могут различаться цветом и формой в зависимости от типа задачи (обычная задача, завершающая задача или фаза) и ее состояния (исполняется, не исполняется, завершена). На блоке может быть указана любая дополнительная информация: даты начала и окончания, длительность, задействованные ресурсы. По умолчанию фазы обозначаются параллелограммами, задачи - прямоугольниками, завершающие задачи - шестиугольниками. Начатые задачи перечеркиваются одной линией, а завершенные двумя. Стрелки соответствуют связям между задачами.

В MS Project включен большой набор средств для форматирования сетевых графиков. Принципы форматирования сетевого графика не отличаются от принципов форматирования диаграмм Ганта: можно отформатировать отдельный элемент графика, группу элементов и настроить дополнительные параметры группы.

Чтобы отформатировать блок, нужно щелкнуть на нем правой клавишей мыши и выбрать пункт контекстного меню Формат рамки (Format Box).

Возможности форматирования групп блоков сетевого графика завися от того, какие типы задач эти блоки символизируют на графике. Групповое форматирование блоков осуществляется в диалоговом окне, определяющем свойства групп блоков - пункт меню Формат - Стили рамок.

Сетевой график, как и диаграмма Ганта, позволяет редактировать план проекта. Двойной щелчок на блоке позволяет редактировать свойства задачи. Для редактирования отдельного свойства задачи, отображенного на блоке, нужно щелчком мыши установить курсор в соответствующую ячейку блока и затем отредактировать ее.

Для создания задачи (блока) нужно нажать кнопку мыши на свободном месте графика, растянуть на нем прямоугольную рамку, определяющую размер будущего блока, и отпустить кнопку мыши. Создавать задачу на графике не очень удобно, потому что не всегда можно точно предсказать, к какой фазе проекта будет отнесена новая задача. Изменение уровня вложенности задачи производится с помощью комбинаций клавиш Shift+Alt+ и Shift+Alt+. Удалить задачу можно нажатием клавиши Delete. Связи между задачами создаются перетаскиванием задач друг на друга с помощью мыши, как и в диаграмме Ганта.

Сетевой график удобно настраивать с помощью панели инструментов Сетевой график (Network Diagram), которая вызывается с помощью окна Сервис - Настройка - Панели инструментов.

Схема данных - это особый вид сетевого графика, предназначенный только для анализа связей между задачами проекта. Схема данных разделена на страницы, которые можно пролистывать с помощью полосы прокрутки. На одной странице можно просматривать информацию только об одной задаче. Страницы с задачами расположены в порядке возрастания номеров задач. Диаграмма не позволяет редактировать блоки или проектные данные - их можно только просматривать. Использовать эту диаграмму удобно для анализа плана проекта с множеством зависимостей, поскольку с ее помощью легко сфокусироваться на задачах, связанных с выбранной.

Страницы: 1, 2, 3