b>3.4 Разработка способов формирования, обработки и передачи информации в объекте3.4.1 Проектирование технических возможностей объекта и формирование перечня дополнительных технических средствТехническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы объекта по новой технологии. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер. В состав технического обеспечения входят:1) электронно-вычислительная техника2) средства связи (коммуникаций)3) организационная техника.Исходя из анализа, проделанного в 1 разделе курсового проекта, можно сказать, что текущие характеристики ПК, имеющихся в финансовом отделе, соответствуют решаемым на них задачам и в замене не нуждаются.Средства связи будут рассмотрены далее.В замене нуждается организационная техника: следует заменить принтер на более мощный и установить в отделе копировальный аппарат.Таблица 3.8.Комплекс технических средств, предлагаемых для работы финансового отдела|
Составная часть | Наименование | Кол-во, шт | Цена за ед, руб | Общая стоимость | | Принтер | HP LaserJet серии P3005 | 1 | 16500 | 16500 | | Копироваль-ный аппарат | Sharp AR-M160 | 1 | 39200 | 39200 | | | | | | | | ИТОГО: | | | | 55700 | | |
3.4.2 Проектирование программного обеспечения управленческих процессовОперационная система Windows 2000 Professional объединяет присущую Windows 98 простоту использования в Интернете, на работе, в пути, с присущими Windows NT управляемостью, надежностью и безопасностью. Возможности операционной системы Windows 2000 Professional позволяют использовать ее как основную операционную систему. Поэтому существующую операционную систему оставляем без изменения.Необходимо установить антивирусную программу, например NOD 32. NOD32 Administrator - антивирусная программа, предназначенная для полномасштабной защиты рабочих станций от различных проникновений вирусов, хакеров и различных вредоносных кодов, расширенная возможностью обновления всех программ Nod32 с одной выделенной машины по средствам модуля "зеркало", что позволяет экономить трафик предприятия.Что касается специализированных программ, то следует установить следующие ПП:Ш ГарантШ DirectumСистема ГАРАНТ включает все нормативные документы, которые требуются в работе специалиста любой квалификации: § судебную и арбитражную практику;§ комментарии к законодательству;§ международные договоры и проекты федеральных законов.Кроме того, ГАРАНТ предлагает комплекс экономической информации - формы документов, бизнес - справки, календарь бухгалтера. В информационных ресурсах ГАРАНТа на сегодняшний день содержится более 200 000 федеральных и региональных документов. Все электронные тексты полностью соответствуют официальным. Благодаря прямым договорам с Администрацией Президента, Минфином, Минэкономики, Центральным банком Российской Федерации, Высшим Арбитражным Судом, Министерством по налогам и сборам РФ и другими федеральными и региональными органами власти новые документы поступают в базы ГАРАНТа сразу после утверждения. Система ГАРАНТ отличается уникальной технологией юридической обработки документов. 60 профессиональных юристов ежедневно занимаются аналитической обработкой документов: выявляют противоречия в законодательстве, находят опечатки в официальных документах, разбираются в несоответствии актов разных ведомств. Все документы в ГАРАНТе представляются в действующей редакции, сопровождаются комментариями юристов и справками. Еженедельная актуализация всего информационного банка исключает возможность использования устаревших правовых норм. Глубокая юридическая проработка информации предостерегает от ошибок при ее использовании, что обеспечивает полную защиту от нарушения законодательства и экономит время. Система DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM: · Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами. · Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow). · Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания. · Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов. · Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий. При разработке системы DIRECTUM были изучены как передовые западные решения, так и учтены российские традиции делопроизводства. Именно поэтому DIRECTUM обладает следующими основными преимуществами, выгодно отличающими ее от других систем: · Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства. · Реализация полноценной системы управления документами и деловыми процессами. · Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями и Управление взаимодействием с клиентами. · Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления. · Простые принципы работы с системой для сотрудников, знакомых с электронной почтой и офисными программами. · Легкое администрирование за счет использования распространенных платформ (MS SQL Server) и наличия автоматических агентов. · Наличие отработанной технологии внедрения системы, основанной на многолетнем опыте работы и реализованных крупных проектах. · Возможность полноценной работы удаленных сотрудников через web-браузер. Таблица 3.9. Комплекс программных средств, предлагаемых для работы по новой технологии финансового отдела |
Программное обеспечение | Кол-во шт. | Цена за 1 шт., руб. | Итого, руб. | | 1. Системные ПС: § NOD32 Administrator | 1 | 1200 | 1200 | | 2. Прикладные ПС: § Гарант § СЭД Directum | 1 1 | 13000 9600 | 13000 9600 | | ИТОГО: | | 23800 | | |
3.4.3 Проектирование коммуникационных взаимосвязей управленческих процессовПод современными коммуникационными системами подразумевают, в первую очередь, сети, объединяющие несколько ПК. Объединение нескольких компьютеров ЛВС позволяет увеличить производительность труда людей. Кроме, того, компьютеры могут использовать общие устройства, например принтеры, модемы, сканеры.Преимущества сети заключаются в уменьшении стоимости обслуживания ПК, снижении общей стоимости необходимого ПО, возможности хранения больших объемов информации.В финансовом отделе ОАО «Аэропорт Внуково» уже имеется ЛВС, и она не требует модернизации. Схема ЛВС довольно-таки проста: все информационные потоки идут от сервера на остальные компьютеры отдела, которые могут запрашивать информацию с сервера.Данная ЛВС имеет звездообразную конфигурацию. Достоинства:§ удобство установки и обслуживания;§ возможность добавлять новые компьютеры в сеть без снижения скорости печати.Недостаток:§ ограниченное количество добавляемых компьютеров.Рис. 3.3. Схема действующей ЛВС3.5 Экономическое обоснование проектных мероприятийПредполагаемые затраты на совершенствование существующей информационной технологии будут складываться из затрат на технические и программные средства за вычетом суммы, которая будет получена при продаже существующего компьютера.Затраты на технические средства: 55700 руб.Затраты на программное обеспечение и Internet: 23800 руб.Затраты на курсы повышения квалификации: 6000 * 4 = 24000 руб.Примерная стоимость существующей техники: 5000 руб.Итого: 98500 руб.Источником окупаемости будет повышение скорости и эффективности работы финансового отдела. При увеличении прибыли на 15000 руб. в месяц (примерная оценка) проект окупится примерно через 6,5 месяцев. Единовременные капитальные вложения 55700 + 23800 + 24000 - 5000 = 98500 руб. Текущие расходы будут равны стоимости расходных материалов для принтера: бумага А4 (180 руб. за 500 листов) и тонер (850 руб. на 1000 страниц текста с 5% заполнением страниц). За год расход составит 15 пачек бумаги плюс 7,5 туб тонера. (180*15 + 850*7,5) х 12 = 108900 руб. Следовательно, в месяц затраты составят: 108900/12 = 9075 руб. Расчетный срок службы новых технических средств составляет 3 года. Поэтому 2 года и 5,5 месяцев они будут приносить чистую прибыль. 29,5*15000 - 36*9075 = 115800 руб. ЗаключениеВ настоящее время невозможна успешная работа на рынке без современного технического и программного обеспечения. Целью данной курсовой работы было совершенствование существующей информационной технологии финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково» на базе рационализации действующих бизнес-процессов, внедрения современных технических и программных средств и повышения квалификации работников. В результате внедрения предложенного проекта в соответствии с разработками повысилось качество труда работников.Исходя из сроков окупаемости проекта, купленная организационная техника и программы через 5,5 месяцев за счет увеличения прибыли сможет вернуть затраченные на нее средства и в дальнейшем будет приносить чистый доход. Литература 1. Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине «Информационные технологии управления», Москва, ГУУ, 2000 2. Положение о финансовом отделе ОАО «Аэропорт Внуково» 3. Интернет-ресурсы: Ш www.novirus.ru Ш www.microsoft.com Ш www.directum.ru Приложение 1 Экранная форма Microsoft Word 2000 Приложение 2. Экранная форма Microsoft Excel 2000 Приложение 3 Экранная форма Microsoft Access 2000
Страницы: 1, 2, 3, 4
|
