Создание и обработка баз данных в СУБД Access
Создание и обработка баз данных в СУБД Access Общие сведения База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения данных и информации. Система управления базой данных (СУБД) - это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Объекты MS Access Таблица - основной объект любой базы данных; в них хранятся все данные, имеющиеся в базе данных; таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства) Запросы - объект, служащий для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Формы - объект, служащий для отображения и ввода данных с помощью специальных средств оформления. Отчеты - объект, предназначенный только для вывода данных на печатающее устройство. Страницы - специальный объект базы данных, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице, осуществляющий интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Макросы и модули - эти категории объектов, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, а также для создания новых функций путем программирования на языке Visual Basic. Эти объекты хранятся в одном файле с расширением (.mdb). Постановка задачиПеред созданием реляционной базы данных Access пользователь должен спланировать очень подробно, из каких таблиц должна состоять база данных, какие данные автоматизируемой предметной области нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы.Пусть необходимо построить базу данных, содержащую информацию об учебном процессе текущего семестра:· Списки студентов групп;· Перечень изучаемых предметов;· Преподавательский состав кафедр, обеспечивающих учебный процесс;· Сведения о лекционных и практических занятиях в каждой из групп;· Результаты сдачи экзаменов (зачетов) по каждому из проведенных занятий.Создание файла базы данныхПрежде, чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать Новая база данных - Создать.После запуска Microsoft Access одновременно с его окном выводится первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую базу данных. Это окно появляется, если в окне Сервис|Параметры|Вид|Отображать установлен флажок Окно запуска.Упражнение 1 Алгоритм создания файла для новой базы данных:1. В диалоговом окне выберите переключатель Новая база данных - Создать5. Сохранить как новое имя базы данных ДЕКАНАТ.Оставьте в поле Тип файла значение по умолчанию - база данных Microsoft Access - (*.mdb).Создание таблицы базы данныхСоздание таблицы базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными. 1 Этап: Создание структуры таблицы Access предоставляет несколько способов создания таблицы: · Режим таблицы - создание таблицы в Режиме таблицы; · Конструктор - создание таблицы с помощью Конструктора таблиц; · Мастер таблиц - создание таблицы с помощью Мастера таблиц; · Импорт таблиц - создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных; · Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой базы данных. Наиболее полно использовать все возможности системы позволяет Конструктор таблиц, с помощью которого можно в диалоговом режиме определить структуру таблицы и установить параметры всех ее элементов. Начните создание таблицы ГРУППА с определения ее структуры в режиме Конструктора таблиц. 1. В окне Новая таблица выберите строку Конструктор. В окне Конструктора таблиц надо ввести имена полей таблицы и выбрать их типы, на вкладке Общие надо изменить их характеристики (свойства) в соответствии с нижеследующей таблицей. Описание свойств полей таблицы ГРУППА|
Имя поля | Тип данных | Ключевое поле | Размер, байт | Число десятичных знаков | Подпись | Условие на значение | Индексир.поле | Обязательное поле | | | | | | | | Сообщение об ошибке | | | | НГ | текстовый | Да (см. стр.3) | 3 | | Ном группы | | Да(Сов. не доп) | Да | | кол | числовой | | байт | | Кол. ст. в группе | >=0 AND <=35 | нет | нет | | | | | | | | Кол.студентов больше допуст. | | | | пбалл | числовой | | с плавающей точкой (4 байт) | 2 | Прох.балл | >2 AND <5 OR 0_______________Ошибка в оценке | нет | нет | | | | | | Формат: Фиксиров | | | | | | |
2. Если структура таблицы была создана или изменена, ее необходимо сохранить. Для сохранения структуры: Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов или выберите команду Файл|Сохранить В появившемся диалоговом окне введите имя таблицы (может состоять из 64 символов, кроме точки, восклицательного знака, квадратных скобок, кавычек и пробела в начале, надстрочного символа) ГРУППА Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автоматического создания счетчика ключа нажмите Да. В нашем примере поле НГ является ключевым. Закройте таблицу 2. Этап: Ввод записейВвод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению базы данных осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или отметьте таблицу и нажмите кнопку Открыть.Введите записи в таблицы в соответствии с их полями.Данные таблицы ГРУППЫ|
ном.группы | кол.ст. в группе | проходной балл | | 101 | 30 | 4,50 | | 102 | 32 | 4,50 | | 103 | 29 | 4,80 | | 104 | 25 | 4,40 | | 105 | 24 | 4,20 | | 201 | 25 | 3,90 | | 202 | 24 | 4,00 | | 203 | 23 | 3,90 | | 204 | 24 | 4,70 | | 205 | 24 | 4,20 | | |
Установка первичного ключа Для определения первичного ключа выделите поле НГ и нажмите на панели конструктора таблиц кнопку с изображением ключа или выберите команду Ключевое поле из меню Правка. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, Access выдаст запрос о необходимости включения в таблицу поля первичного ключа. При положительном ответе Access создаст ключевое поле типа счетчик с именем Код, в которое для каждого блока данных будет вводиться уникальный номер. Простой ключ определяется полем, содержащим уникальное значение. Ключевое поле не позволит вводить в таблицу повторяющиеся или пустые значения, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, создают составной ключ, состоящий из нескольких полей. Такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим». В нашем примере при определении структуры таблицы СТУДЕНТ в Режиме конструктора выделите поля НГ и НС , щелкая кнопкой мыши на области маркировки поля при нажатой кнопке Ctrl . Затем нажмите кнопку панели инструментов Ключевое поле. Сохранение данныхВ Microsoft Access изменения сохраняются автоматически при следующих действиях:· Переход к следующей записи· Закрытие режима таблицы или формыДобавление и удаление записейДля добавления данных в новую запись:Перейдите на пустое поле новой записиВведите новую группу с количеством студентов и проходным баллом, нажимая Tab или Enter для перехода к следующему полюДля удаления записей:Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых записей.Нажмите Del или выберите команду Правка|Удалить записиПримечание:Нельзя удалить данные из блокированного поля, вычисляемого поля или поля типа счетчик.· Введите в ключевое поле НГ значение, которое уже было использовано в одной из предыдущих записей, и убедитесь, что нельзя ввести запись с повторяющимся значением ключа. Отмените ввод неверных значений в поля нажатием Esc или командой Правка| Восстановить текущее поле или запись. · Убедитесь, что ключевое поле нельзя оставить пустым· Введите в поле КОЛ значение, не соответствующее заданным условиям на значение (например, 40). Access выдаст сообщение, заданное в свойстве Сообщение об ошибке.Создание других таблиц для этой базы данных - аналогичное. Поэтому чтобы сэкономить время, можете остальные таблицы импортировать из файла Исходные таблицы, который находится в папке Мои документы. Содержимое этих таблиц - в Приложениях. Алгоритм импортирования таблиц из другой базы данных1. Файл|Внешние данные|Импорт2. В окне Импорт найдите папку Мои документы и в ней отметьте файл Исходные таблицы3. Нажмите Импорт, в открывшемся окне Импорт объектов нажмите Выделить все|Ok.Все отмеченные таблицы скопируются в вашу базу данных. Внимательно ознакомьтесь со структурой и содержанием импортированных таблиц.Вставка в запись рисунка или объектаРисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.Рассмотрим размещение объекта OLE на примере поля Фотография заведующего в таблице КАФЕДРА. Фотографии хранятся в формате графического редактора Paint в файлах с расширением .bmp.1. В окне базы данных установите курсор на таблице КАФЕДРА и нажмите кнопку Открыть 2. Заполните строки (записи) открывшейся таблицы данными в соответствии с названиями столбцов (полей)
Страницы: 1, 2, 3
|