Створення бази даних охоронної агенції "Гарант" в Microsoft Excel та Access

Міністерство освіти та науки України

Київський національний торговельно-економічний університет

Вінницький торговельно-економічний інститут

Кафедра інформаційних систем та мереж

Лабораторна робота

з дисципліни

"Комп'ютерний практикум"

на тему:

"Створення бази даних охоронної агенції «Гарант»

в Microsoft Excel та Access"

Вінниця 2008

• Вступ

Історія розвитку програм електронних таблиць нараховує трохи більш 10 років. Програмний продукт, що претендує на звання самої потужної і продуктивної програми опрацювання електронних таблиць, із наявних сьогодні на ринку, дійсно набагато опередив старий рівень можливостей.

В наш час жодна установа, жодне підприємство не може обійтись без людей, які володіють знаннями роботи на комп'ютері і вміють досконало використовувати програми, які полегшують роботу з обчисленнями. Однією з таких програм є Microsoft Excel.

Для обробки інформації, що представлена у вигляді таблиць, застосовується комплексне програмне забезпечення, яке називають табличним процесором. Табличні процесори - це універсальні засоби для автоматизації розрахунків при роботі з табличними даними. За допомогою них можна створювати таблиці, переглядати та редагувати записані у них дані, виконувати розрахунки, зберігати таблиці на зовнішньому магнітному носієві, друкувати дані з таблиць тощо.

Microsoft Excel є інтегрованим програмним продуктом, який включає в себе не тільки можливості стандартної електронної таблиці, а й інструменти для опрацювання тексту, створення ділової графіки, роботи з БД і т. ін. За допомогою Excel можна виконувати математичні, фінансові, бухгалтерські та інші розрахунки, проводити статистичний аналіз та вибірку потрібних даних, прогнозувати поведінку даних за певних умов, створювати графіки та діаграми за даними таблиці тощо. При цьому можуть використовуватися не тільки самостійні таблиці, але і сукупність таблиць, що пов'язуються між собою. Внесення змін у дані однієї з таких таблиць, в свою чергу, автоматично впливає на значення даних у інших таблицях.

За допомогою Excel можна переглядати велику кількість варіантів розв?язування поставленої задачі і вибирати найоптимальніший варіант для рішення та використовувати принцип What-If-Else, тобто продивитися, яким чином на вихідні результати впливають нові вхідні результати.

До складу Microsoft Excel включено об?єктно орієнтовану мову четвертого покоління Visual Basic of Applications (VBA), за допомогою якої можна не тільки автоматизувати потрібні розрахунки, а й вести бухгалтерський облік, планувати та оптимізувати випуск і збут продукції та вирішувати практично будь-які економічні завдання на конкретному підприємстві.

На сьогоднішній день програма Microsoft Access стала незамінною в організації інформації на великих підприємствах, і не тільки. Інформація дуже різноманітна за змістом та дуже велика за обсягом. Тому її необхідно структурувати - виділити компоненти та встановити зв'язки поміж ними. Дані, що відносяться до деякої предметної області, поєднуються і структуруються таким чином, щоб над ними можна було виконувати необхідні операції: обновляти, додавати нові дані, видаляти непотрібні, витягати дані, що відповідають умовам пошуку.

Метою роботи є показ, на власних прикладах, можливостей обрахунку у Microsoft Excel та способи організації бази даних у Microsoft Access.

Завдання роботи:

§ показати принцип роботи з базою даних у Microsoft Excel;

§ створення реляційної бази даних.

Лабораторна робота №1. Створення інформаційних таблиць бази даних

Хід роботи

Завантаження Microsoft Access можна виконати за допомогою меню ПускПрограммыMicrosoft Access або скористатися піктограмою програми. На екрані з'явиться вікно , в якому треба задати потрібну операцію - створити або відкрити існуючу БД. Далі на екрані з'явиться вікно Microsoft Access. Створення бази даних виконується за допомогою меню ФайлСоздать базу даних або відповідні піктограми на панелі інструментів.

Таблиці створюються у два етапи: на першому етапі створюється структура таблиці, а на другому - вводяться дані.

Спочатку створюємо таблицю Послуги. Для цього вибираємо вкладнику Таблицы, потім натискаємо на кнопку Создать та вибираємо метод створення таблиці (Рис.1).

Створення таблиці у режимі Конструктор:

Для цього потрібно вибрати Конструктор із списку і натиснути ok. На екрані з'явиться вікно. У графу Имя треба ввести ім'я полів таблиці. Ім'я поля не повинно містити більше 64-х символів, включаючи пропуски. У графі Тип данних треба задати типи полів. Для цього необхідно розкрити список (Рис.2) та вибрати потрібний тип даних. В Access застосовуються такі типи даних:

· Числовой - застосовується для числових даних, які використовуються у формулах.

· Текстовий - застосовується для тексту та чисел, які не використовуються у формулах. Поле цього типу може містити до 255 символів.

· Поле МЕМО - використовується для уведення текстів або чисел довжиною до 64000 символів.

· Дата,время - довжина поля 8 байтів.

· Счетчик - використовується для автоматичного додавання номера запису.

· Логический - застосовується до полів, що можуть містити тільки одне з двох значень, такі як Да (Нет), Истина (Ложь)

· Поле обьекта ОLE - використовується для зв'язування або впровадження об'єктів, електронних таблиць, рисунків, тощо.

· Мастер подстановок - використовується для визначення поля, за допомогою котрого можна вибрати значення з іншої таблиці або зі списку значень.

В області Свойства поля необхідно задати властивості поля.

Створення ключа: в режимі конструктора встановити курсор у поле, яке буде використовуватися як ключ запису, або виділити декілька полів за допомогою миші у смузі виділення. Далі натиснути на піктограму панелі інструментів .

Аналогічним чином створюємо таблиці Працівники і Постачальники.

Встановлення зв'язків між таблицями

Ця робота розпочинається з натискання на значок “Схема данных”(), що розташований на панелі інструментів. В результаті відкривається вікно з такою же назвою “Схема данных”, де вже існують графічні образи звзаних при підстановці таблиць. Решта таблиць може бути додана при необхідності. Дія “Изменить связь” - редагування звязку- передбачено діалог, який містить питання щодо цілісності даних. Якщо забезпечити цілісність (вибір значком “галочка”), то отримаємо звязок “один-до-багатьох”. Якщо між таблицями попередньо ніякі звязки не встановлені, то встановити іх можна за допомогою лівої кнопки миші: необхідно не відпускаючи кнопки миші зєднати нею відповідні поля. В результаті відкриється вікно “Связи”, де необхідно вибрати “Обеспечение целостности данных” (Рис.3).

Лабораторна робота №2. Створення екранних форм

Хід роботи

Форми - основний засіб для організації інтерфейсу користувача в додатках Microsoft Access. В формі можна зробити доступними тільки для читання всі дані або їх частину, автоматично вибирати інформацію з інших зв'язаних таблиць та заносити її в форму, обчислювати виведені в формі значення, робити невидимими або навпаки, виводити деякі дані в залежності від значень інших полів запису або від вибраних користувачем параметрів.

В Access є три стандартних види форм, які будуються автоматично :

· стовпцеві (В столбец) - всі поля запиту чи таблиці розташовуються на формі в одному чи кількох стовпчиках;

· стрічкова (Ленточная) - всі поля запиту чи таблиці розміщуються на формі у вигляді, подібному до електронної таблиці;

· таблична (Табличная) - форма відкрита в режимі таблиці.

Форми можна створювати у режимі конструктора та режимі майстра. Для цього потрібно у відкритому вікні бази даних натиснути кнопку Создать. Вибрати режим у якому є бажання створити форму.

Автоформи

В столбец (Рис.4):

1. Обрати вкладку Формы

2. Натиснути кнопку Создать Автоформа в столбец. Обрати із списку джерело даних.

У результаті з'явиться вікно форми, де всі поля розташовані в стовпець. Такі форми зручні для швидкого виведення даних. Порядок полів форми відповідає порядку полів у таблиці чи запиті: перше поле таблиці чи запиту буде першим полем форми.

Рис. 4

Ленточная форма

Для перегляду запитів з невеликим числом полів даних зручно використовувати стрічкову форму. На відміну від звичайної форми, яка показує тільки один запис, в стрічковій формі відформатовані записи виводяться на екран один за другим, як у таблиці.

1. Обрати вкладку Формы

2. Натиснути кнопку Создать Автоформа: ленточная. Обрати із списку джерело даних.

Створення форм за допомогою майстра (Рис.6):

1. Вибрати вкладинку Формы та натиснути на кнопку Создать.

2. У вікні Новая форма вибрати джерело даних (Продукція), у списку засобів створення форми вибрати Мастер форм та натиснути на кнопку Ok.

3. Вибрати поля, які повинні вводитися у форму.

4. Вибрати зовнішній вигляд форми (наприклад, В один столбец) та натиснути на кнопку Далее.

5. Задати стиль форми та натиснути на кнопку Далее.

6. Увести ім'я форми та натиснути на кнопку Готово.

Рис. 6

Відкрити форму для перегляду або уведення даних можна вибравши її ім'я у вікні бази даних та натиснувши на кнопку Открыть.

Створення підпорядкованих форм(Рис. 7):

Наприклад, створити форму, яка основана на таблиці Виробники і містить підпорядковану форму, яка основана на таблиці Товар:

1. Вибрати вкладинку Форми, натиснути на кнопку Создать, вибрати Мастер форм.

2. Вибрати таблицю Виробники та необхідні поля.

3. Вибрати таблицю Товар та необхідні поля, натиснути Далее.

4. Натиснути на селекторну кнопку Подчиненные формы та набрати таблицю, по якій буде створена головна форма- Виробники. Натиснути Далее.

5. Вибрати зовнішній вигляд підпорядкованої форми та натиснути Далее.

6. Вибрати стиль форми та натиснути Далее.

7. Уваести імена головної та підпорядкованої форми і натиснути Готово.

Рис. 7

Використання фільтрів

Один з цікавих засобів роботи з формами в Microsoft Access - можливість подальшого відбору інформації , яка виводиться в формі, без створення нового запиту. Це можна виконати за допомогою фільтра, який задається під час роботи з формою. Якщо застосувати фільтр, то на екран будуть виведені тільки ті дані, які задовольняють задані умови. Фільтр можна застосовувати тільки до записів основної форми, але не підлеглої. Існує декілька типів фільтрації:

Фільтр по виділеному:

1. Відкрити таблицю Товар (запит або форму).

2. Виділити значення, яке повинні містити записи (Напівчеревики чоловічі).

3. Вибрати меню ЗаписиФильтрФильтр по выделенному, або натиснути кнопку .

Для відміни дії фільтру вибрати меню ЗаписиУдалить фильтр або натисути .

Фільтр звичайний:

Дозволяє відібрати записи шляхом уведення критеріїв у порожню таблицю. Наприклад, з таблиці Товар відібрати сандалі дитячі ціною більше 170 грн:

1. Відкрити таблицю Товар (або форму).

2. Вибрати меню Записи Фильтр Изменить фильтр або натиснути на .

3. На екрані з?явиться таблиця для введення критеріїв, у полі Назва товару обрати сандалі дитячі, а у полі Ціна- >170.

4. Вибрати меню Записи Применить фильтр або натиснути на відповідну кнопку.

Розширений фільтр:

Дозволяє створювати складні критерії відбирання даних. Наприклад, відібрати напівчеревики жіночі ціною менше 400 грн. і щоб записи були відсортовані по спаданню:

1. Відкрити таблицю Товар (або форму).

2. Вибрати меню Записи Фильтр Расширенный фильтр. У результаті відкриється вікно, схоже на вікно конструктора запитів.

3. Додати поля Назва товару, Ціна.

4. Задати сортування по спаданню.

5. Задати <400 у рядку Условие отбора.

Страницы: 1, 2