. Завоз и вывоз оборудованияОдной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметовНеобходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.4. Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукцииНа стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг. (см. пункт 6 )5. Организация учета посетителей, интересующихся продукциейВо время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.6. Планирование работы после окончания выставкиРегистрация посетителей, покупателей, интересующихся продукциейПо отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. В аналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы.7. Подведение итогов выставки (затрат, дохода)Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.Если все же конечная цель - продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев. Итак, приведем таблицу, отметив критические точки бизнес-процесса и проанализируем его узкие места.|
Этап | Наименование | Проблемы и узкие места | | 1 | Подготовка | | | 1.1 | Оформление анкеты участника | Посетители не любят повторять свои персональные данные в течении всей выставки несколько раз. Как показывает статистика - только 10% посетителей соглашаются заполнять анкеты, однако на вопросы согласны ответить более 50% посетителей, если вопросы касаются той или иной продукции. | | 1.2 | План стенда | | | 2 | Договор с оргкомитетом | | | 2.1 | Выбор дополнительных услуг | В списке дополнительных услуг нет предоставления подробного списка участников выставки, нет возможности регистрации посетителей стенда. | | 3 | Завоз и вывоз оборудования | | | 4 | Маркетинговые коммуникации в ходе выставки | Лотереи сложно устраивать системы регистрации - ведь лотерею можно устроить только среди тех посетителей, которые уже подошли к стенду. Разыгрывание лотереи среди всех пришедших - могло бы привлечь дополнительный поток посетителей. | | 5 | Учет посетителей | Как было показано выше - учет посетителей сложно вести, если не существует единой системы регистрации. Это видет к заполнению письменных анкет, вместо возможной просто устной беседы | | 6 | Анализ результатов выставки | Результаты выставки сложно оценивать, когда нет полной базы данных - нет оценки максимальной эффективности. | | 7 | Подведение итогов | Итоги сложно подводить на основании малого количества информации. | | |
Основным преимуществом участия в выставках является привлечение новых клиентов. Посмотрим, как это происходит в текущем бизнес-процессе. Приведем сравнительную таблицу, которая покажет, как изменяется бизнес-процесс при внедрении системы регистрации на данной выставке. |
Этап | Наименование | Решение | | 1 | Подготовка | | | 1.1 | Оформление анкеты участника | При покупке дополнительной услуги в виде штрих кода - информация о посетителе будет автоматически получена и выведена на терминал. Ответы на вопросы так же может внести оператор. Для посетителя эта процедура намного упрощается | | 1.2 | План стенда | | | 2 | Договор с оргкомитетом | | | 2.1 | Выбор дополнительных услуг | Можно заказать считыватель щтрих-кодов для регистрации посетителей стенда, рассылку посетителям выставки, полный анализ контингента посетителей выставки | | 3 | Завоз и вывоз оборудования | | | 4 | Маркетинговые коммуникации в ходе выставки | Можно устраивать лотереи по всем посетителям выставки, чем привлечь их к стенду. | | 5 | Учет посетителей | Простой учет посетителей можно вести просто поднося их беджи к сканеру. | | 6 | Анализ результатов выставки | В едином электронном формате очень легко свести все данные в массив, пригодный для анализа. | | 7 | Подведение итогов | Как итог фирмы имеет полную картину результатов своего участия в выставке | | |
Приведем схему, которая работает при внедрении системы электронной регистрации. Итак, покажем процент сбора информации о посетителях при посещении выставки и стенда. Как показывает диаграмма, при отсутствии единой системы сбора информации, процент не превышает 30. Однако при использовании системы электронной регистрации информация о посетителях является полной, а также все посетители отдельных стендов также могут ответить на вопросы, не заполняя анкету, так как их легко учитывать. Итак, в результате предварительного исследования показано, что внедрение системы электронной регистрации крайне положительно влияет на экономическую эффективность выставок. Анализ системыБольшинство систем регистрации, внедряемых в различных организациях, мероприятиях, выставках - разрабатываются и внедряются системными интеграторами на основе имеющихся у них решениях. Обычно системы регистрации - это не отдельный готовый продукт, а сочетание из других продуктов - таких как турникеты, системы поготовки и печати беджей и пластиковых карт, системы считывания информации с беджей и пластиковых карт, системы анализа собранной информации. Эти продукты системые интеграторы поставляют как отдельно, так и в различных сочетаниях.Таким образом, большинство систем регистрации - это технологический проект внедрения, а не готовый продукт. Поставщиком является системный интегратор - который собирает систему регистрации под конкретного заказчика.Преимуществом подобного подхода является индивидуальный подход к клиенту и аутсорсинг проблем технического обслуживания и внедрения.Однако, в рассматриваемом случае организация сама хочет быть поставщиком услуг систем регистрации для различных выставок и выставочных комплексов. То есть основным требованием к приобретаемому продукту будет его самостоятельность - то есть возможность приобретения продукта, а не его отдельного внедрения. Продукта, который можно адаптировать и внедрить в любом другом месте своими силами. То есть компании необходимо приобрести систему регистрации со всей документацией, техническими описаниями, средствами программирования и настройки и так далее и тому подобное.В ходе анализа и предварительного исследования, была выбрана система регистрации РуссКом-Форум 2.0.РуссКом-Форум 2.0 системы регистрации и аккредитации с успехом применялась на таких выставках как: Этикетка, Digiprintmedia, Спутниковое и кабельное телевидение, Магазиностроение, Еврохолод, Snack Expo, Технологии питания, ВитринаЭкспо, Росупак, LIC, Насосы, Cabexpo, Полиграфинтер, Интеркомплект (Площадка: КВЦ Сокольники, организаторы: КВЦ Сокольники), Фотофорум, Кабельное и Спутниковое телевидение (Площадка: КВЦ Сокольники, Организаторы: Мидекспо), Hi-Fi Show (площадка: отель Катерина - Ирис, Москва, организаторы: Мидекспо), AdExpo (Площадка: Гостинный двор, организаторы: Гостиный двор), Нацрыбресурс (площадка ВВЦ, организаторы: Министерство рыбной промышленности России), Heimetxtile Russia (площадка: ВВЦ, организаторы: Messe Frankfurt и Ростекстиль), Международный салон гражданской авиации (площадка: Международный аэропорт Домодедово, организаторы: Аэропорт-экспо), Moscow Electronics Show, Hi Tech House (Площадка: Выставочный Центр "ТРИУМФ", организаторы: Мидекспо), Консумэкспо, Интерсигналдортранс, Коттедж, Электро, Мир стекла, Мир детства, Экспогород, Леспромбизнес, Реклама, Агропроммаш, Инфоком, Наука, Банк и офис, Мебель, Здравоохранение, Склад, Спецавтотранспорт, Продэкспо, Оптика, Канцэкспо, Металообработка, Лесдревмаш, Стройиндустрия (площадка: Экспоцентр, организаторы: Экспоцентр), Интерлакокраска, РТИ, Пластмасса, Игрушки (площадки: СК Олимпийский, Гостиный двор, организаторы: Максима), Форумы "Молочная и Мясная индустрия", Автокомпоненты (площадка: Гостиный двор, организатор: Глобал Экспо), Камень, Подземный город (площадка: Манеж, организатор: Глобал Экспо), Промышленная ярмарка (площадка: МВЦ Крокус Экспо, организатор: Глобал Экспо), Окна и Фасады, Морепродукты, Транспорт и Логистика, Вина и Напитки, Полы и напольные покрытия, CDMS конгресс, Wireless, Тетра конгресс (площадка: Лужники, Рэдисон Славянская, организатор: Центральные Европейские выставки), Мода Италии (площадка: Совинцентр, организатор: Посольство Италии), конференция World Climat, съезд Российский нотариусов (площадка: Храм Христа Спасителя, организаторы: Эпик-Тревел), Formula Action (площадка: ЦМТ, организаторы: Старая Крепость), Expobeauty (площадка: Экспоцентр, организатор: Майер Джей К.), Интертул, Экспосварка, Мера (площадка: Экспоцентр, организатор: MSI/Евроэкспо), Экватек (площадка: Гостиный двор, организатор: Сибико), Упаковка/Упак Италия, Интерпластика, SHK, Металлургия-Литмаш, СРМ (площадка: Экспоцентр, организатор: Messe D?sseldorf Moscow), HeimTextil Russia, Ambiente Russia. Christmas World Russia, Passage Asia (организатор: Мессе Франкфурт, площадка Крокус Экспо", Оборудование для отелей и ресторанов (организатор: РусЭкспоГруп, площадка: ЛФК ЦСКА), Индустрия напитков, Табак Экспо (площадка: ВК Крокус Экспо, организатор: Асти Групп), ФранцТех (площадка: Экспоцентр, организаторы: Посольство Франции), Общее собрание членов МСВЯ (площадка: ЦМТ, организаторы: МСВЯ), 1-я Всероссийская конференция "Роль ВЯД с развитии экономики России" (организатор: МСВЯ, площадка: Экспоцентр). РуссКом-Форум 2.0 система регистрации установлена в ВК "Крокус Экспо".Технические возможности системы РуссКом-Форум 2.0.Система позволяет: Провести аккредитацию (регистрацию) посетителей мероприятия на входе в реальном масштабе времени с выдачей им закодированной персональной карты - бейджа (при этом, база данных посетителей накапливается по ходу регистрации, на карте печатается ФИО, уникальный штрих - код посетителя, его фото и т.д.). Организовать персонифицированный временной и пространственный доступ гостей и участников в любые помещения с последующим получением необходимых отчетов. Персонифицировать список вопросов, на которые организаторы захотят получить ответы от посетителей. Получить точные данные о посетителях: географию, статус, интересы и т.д. в режиме, близком к реальному времени
Страницы: 1, 2, 3
|
