Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. Если предприятие ликвидировано, то работник должен обратиться к его правопреемнику или в вышестоящую организацию, которой было подчинено ликвидированное предприятие. (прил. 6)

3.2 Внесение сведений о награждении юбилейными медалями

Согласно Инструкции в раздел "Сведения о поощрениях" трудовых книжек вносились сведения о поощрениях за успехи в труде, применяемых трудовым коллективом, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносить не все сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только сведения о его награждениях. Порядок внесения сведений о награждениях:

·     в графе 3 в виде заголовка - наименование предприятия (или проставляется штамп с его наименованием);

·     ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии);

·     в графе 2 - дата награждения;

·     в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;

·     в графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа. При увольнении работника все записи о работе, награждениях внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

3.3 Выдача на руки трудовой книжки

Согласно разделу 7 Инструкции кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм "Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним", в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа.

Согласно КЗоТ РФ указывает, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Некоторые организации, в т. ч. ОВИР и органы соцобеспечения, неправомерно требуют предъявления подлинника трудовой книжки. Однако в этом случае, по письменному заявлению работника, работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в т. ч. выписки из трудовой книжки), которые должны быть заверены надлежащим образом.

3.4 Оформление исправлений

Пример оформления записей в трудовой книжке или вкладыше к ней

Трудовая книжка оформлена правильно, за исключением того, что подпись руководителя отдела кадров должна быть заверена печатью отдела кадров.

3.5 Выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки оформляем в виде ее ксерокопии, и каждый ее лист заверяется работником отдела кадров по следующей форме: "ВЕРНО: должность, личная подпись, инициалы, фамилия работника кадровой службы и печать организации".

Приложение 1

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приложение 2

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Приложение 3.

М.П.                                                                                                    Утверждаю

                                                                                                Руководитель предприятия

                                                                                                (учреждения, организации)

                                                                                                "__"_____ ____ года

АКТ

"__" ________ г.                                                                     Город _____________________

Нами____________________________________________________________________________

Страницы: 1, 2, 3, 4