* ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

* объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

* автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в среду другого существует особый вид программного обеспечения -- конвертеры, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора -- получателя документа. Программа-конвертер на входе получает информацию в одном файловом формате, а выдает информацию в виде файла в требуемом формате.

В список текстовых процессоров можно включить WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word.

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Пакеты программ настольной издательской системы (desktop publishing, DTP, или НИС) по сути являются инструментом верстальщика, дизайнера, технического редактора. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Программа настольного издательства позволяет легко менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты. Среди систем подготовки текстовых документов в этом классе можно также предложить деление на две подгруппы: настольные издательства профессионального уровня и издательские системы начального уровня. Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой или типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Системы второй группы обычно не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции. Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, применяют другие программы, а НИС используют эпизодически, например, при создании информационного бюллетеня или формирования поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фирме. Все пакеты данной категории ориентируются на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. Наиболее распространены в этой группе Microsoft Publisher, Pageplus for Windows.

8. Типовая технология подготовки текстового документа на основе применения текстового процессора

Подготовка текстов с использованием текстового процессора заключается в последовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей условности можно выделить:

* набор текста;

* редактирование введенной информации;

* форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа;

* печать документа;

* сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Копирование информации и перемещение фрагмента текста выполняется с использованием временного буфера хранения. В настоящее время содержимое временного буфера хранения можно использовать многократно. Можно также помещать в буфер несколько фрагментов текста одновременно. Например, текстовый процессор Word из комплекса Office 2000 позволяет сохранять до 12 фрагментов текста одновременно и использовать их для редактирования выборочно или все сразу.

Поиск в среде программы обработки текста может выполняться в нескольких вариантах. Поиск по образцу, например, для последующей замены найденного словосочетания на другое сводится к следующей цепочке операций:

* задается некоторый образец (символ, слово или цепочка символов);

* указывается направление поиска; система подготовки текстов начинает поиск заданного фрагмента;

* при обнаружении фрагмента просмотр приостанавливается, курсор позиционируется перед искомым фрагментом и пользователь имеет возможность произвести нужную коррекцию.

При другом варианте поиска текст предварительно размечается специальными служебными метками (закладками, или bookmarks). Затем система подготовки текста обнаруживает их и осуществляет перевод курсора к меткам, заданным пользователем по их имени.

Команда замены производит замещение одного текста другим заданным текстом. Замена может производиться в рамках выделенного фрагмента, по всему тексту либо после подтверждения пользователем каждого варианта замещения.

Рассмотрим подробнее процесс непосредственного форматирования. Каждый документ, создаваемый средствами текстового процессора, имеет в качестве основы некоторое оформление по умолчанию. Набор параметров (или атрибутов оформления), а также их конкретные величины определяются программой текстового процессора.

Различают три типа форматирования прозаических документов:

* символьное (или шрифтовое оформление);

* форматирование абзаца документа;

* оформление (верстка) страниц или разделов документа.

Стандартными параметрами символьного оформления являются:

* тип (гарнитура) шрифта;

* кегль (величина) шрифта;

* начертание литер (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);

* подчеркивание;

* цвет символов;

* расположение символов относительно опорной линии строки (верхний и нижний индекс).

Абзац является одним из основных структурных элементов прозаического документа. Набор наиболее общих параметров абзацного форматирования:

* выравнивание границ строк;

* отступы для строк;

* межстрочные интервалы;

* обрамление и цвета фона текста;

* расположение текста абзаца на смежных страницах документа. Если система подготовки текста используется для создания и оформления многостраничного документа, то применяется форматирование страниц или разделов. В тексте могут появиться новые структурные элементы: закладки, сноски, перекрестные ссылки, колонтитулы.

Под закладкой (bookmark), или меткой понимается определенный фрагмент текста документа, которому пользователь присваивает имя. В дальнейшем закладка в многостраничном документе может использоваться для:

* быстрого перехода к месту документа, обозначенному закладкой;

* создания перекрестных ссылок в документе.

Перекрестная ссылка -- это указание, предлагающее читателю документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте.

Стандартными параметрами оформления страниц документа являются:

* поля страниц;

* размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;

* расположение колонтитулов;

* число колонок текста (газетный стиль).

9. Возможности и особенности технологии подготовки текстовых документов на основе использования шаблонов

Современные информационные технологии предполагают сохранение не только конкретного результата работы в виде документа, но и сохранение совокупности действий, с помощью которых этот результат был достигнут. Это делается с помощью шаблонов.

Шаблон содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т. д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, нестандартные меню и способы установки клавиш сокращения, облегчающих работу с документами. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.

Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Их использование для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства: стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшают восприятие документа читателем, благоприятно сказываются на деловых контактах с партнерами.

В комплектах поставки программ для текстовых процессоров всегда содержатся обширные библиотеки готовых стилей, однако, необходимо заметить, что готовые шаблоны многих СПТД не соответствуют требованиям государственного стандарта. Как показывает практика, в реальном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовыми шаблонами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходимо выполнить определенную последовательность шагов:

Установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей).

Поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям государственного стандарта или международных правил оформления документов. При этом используются все возможности конкретной программы СПТД как, например, вставка графических изображений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атрибутов оформления абзацев основной и заголовочной части документа и т. д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глоссарий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов.

Сохранить разработанный бланк как шаблон.

Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов используется всеми сотрудниками предприятия, что приводит к единообразию оформления документов предприятия и уменьшает время изготовления конкретного документа.

10. Особенности "составных" документов и технологий их подготовки

Под "большим", или "составным" документом в системе подготовки текстовых документов понимается документ, имеющий не только (и не столько) большой объем, сколько сложную структуру. К этому классу можно отнести статьи, отчеты, технические описания, проектную документацию и пр. Практически все современные текстовые процессоры имеют широкий набор средств для работы со сложными структурированными документами.

Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный набор операций:

* создание структурированного документа и реорганизация его структуры, как-то: повышение или понижение уровня иерархии некоторых заголовков;

* просмотр структуры документа с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии;

* создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка иллюстраций, закладок.

Создание "большого" документа должно начинаться с разработки его структуры, подчиненности и иерархии заголовков. Документ можно сделать более привлекательным, если добавить в него графические объекты. Большинство развитых систем компьютерной обработки текста имеет встроенные инструменты рисования для создания графических примитивов. Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа -- контейнера, включающего в себя объекты различных форматов. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding -- OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи.

Данные, вставленные в программу с помощью технологии OLE, обозначаются абстрактным понятием "объект". Этими данными могут быть текст, рисунки, звук и даже видеоинформация. Технология OLE позволяет связывать и встраивать объекты. При связывании (Linking) отслеживается положение файла -- источника изображения. При любом изменении данных этого файла OLE автоматически обновляет связанный объект. При встраивании объекта (Embedding) объект хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о, приложении-источнике. В случае необходимости изменений редактирование объекта происходит непосредственно из среды текстового процессора. Для редактирования объекта автоматически запускается та программа, которая умеет его редактировать. Программа, создающая объект для связи и внедрения, называется сервером, а принимающая объекты в свои документы -- OLE-клиентом.

Графическое изображение можно вставить в документ путем создания его как объекта из файла. Импорт различных графических объектов возможен благодаря встроенным или внешним преобразователям форматов (графическим фильтрам). Графика может быть закодирована двумя принципиально разными способами: растровыми изображениями (bitmap images) и векторными рисунками.

Размещение графических фрагментов в текстовом документе производится с использованием кадров. Кадр -- это хранилище для размещения объектов в области страницы, не управляемой параметрами полей печатной страницы (например, между колонками текста или в области полей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свойствами. Одно из самых важных свойств кадра -- возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоугольной, так и неправильной формы. Другое их важное свойство -- способность изменять размер и местоположение на странице.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12