Современные средства позволяют организовать на сайте подписку на новости, обзоры и любую другую информационную начинку портала. Это позволяет пресс-службе отказаться от распечатки и раздачи журналистам печатных вариантов пресс-релизов, таблиц, схем, графиков и так далее. Журналистам достаточно знать адрес сайта, к примеру, областной администрации, с которого потом можно будет забрать пресс-релизы и другие составляющие пресс-пакетов в электронном варианте.

В этой связи основная цель создания сайта для пресс-службы той или иной организации – облегчение взаимодействия пресс-службы с журналистами. Этот тезис справедлив для теории, согласно которой продукция пресс-служб является сырьём для работы журналистов средств массовой информации.

Какое будет содержание?

Многое зависит от того, какие полномочия делегированы пресс-службе в вопросах ведения интернет-ресурса. Если это полное наполнение сайта, то сотрудникам пресс-службы придётся формировать как минимум три смысловых блока:

1.  Статичная информация. Для администрации Читинской области это информация о регионе, о его истории, о месторождениях полезных ископаемых, данные о населении региона, о районах области и так далее.

2.  Слабо-динамичная информация. Это информация о структуре администрации региона, (а структура постоянно претерпевает изменения), контактные телефоны, биографии руководителей, краткая информация о стратегической политике администрации области, основополагающие законы области устава региона и так далее.

3.  Динамичная информация. Новости, обзоры и мониторинги прессы, стенографические отчёты, интернет-приёмная и так далее.

В идеале пресс-служба должна вести последний – динамичный – блок, курируя первые два блока и определяя политику их наполнения. Подготовкой контента для первых двух блоков и отслеживанием его актуальности должны заниматься все структурные подразделения организации по заданиям, выдаваемым пресс-службой. Пресс-служба занимается приведением этой информации к единому формату. Как показывает практика, если вся работа по формированию контента взваливается на пресс-службу, то комитеты и управления годами занимаются «саботажем» этой работы.

Как часто обновлять сайт?

Новости и динамичная информация – каждый день. Если портал не обновляется ежедневно, то велика вероятность того, что посещаемость интернет-ресурса - а это основной показатель его необходимости и полезности – будет находиться около нуля. Поэтому ответ на вопрос очевиден – сайт должен обновляться ежедневно в части новостей и другой динамики и по мере необходимости в других разделах.

Какой будет интерактивность?

Оптимальной. Нельзя переборщить, но не стоит, и оставлять интерактив пустым. В идеале, весь интерактив должен быть премодерируемым, то есть сообщения, оставленные пользователями, должны появляться на ресурсе только после проверки администратором сайта. Постмодерируемая тактика ведения ресурса должна, судя по всему, остаться для развлекательных порталов. Из интерактива на сайте традиционно присутствует интернет-приёмная и форма для отправки сообщений по электронной почте.

Как будет оцениваться полезность сайта?

Единственный критерий оценки полезности интернет-ресурса – его посещаемость. В Чите если посещаемость вашего ресурса превысила 500 уникальных посетителей в день, то можете считать, что ваш сайт состоялся. Если – опять же в Чите – посещаемость вашего ресурса колеблется от нуля до 50 уникальных посетителей, то ресурс можно смело закрывать. Посещаемость наиболее популярных в Чите ресурсов колеблется от 2 до 5 тыс. посетителей в день.

Кто будет ответственным?

Начальник отдела пресс-службы.

Бессмысленно пытаться описать «типичный» отдел общественных отношений, являющийся структурным подразделением организации, хотя прослеживаются некоторые общие черты, не зависящие от различий в размерах отделов и характере их деятельности (многие из приводимых ниже черт присущи и организационной структуре самостоятельных консультативных агентств).

Первое условие — это организационная структура, позволяющая с максимальной эффективностью использовать имеющийся штат и возможности. Необходимо широко применять средства оргтехники — магнитофоны, копировальные устройства, телефакс, телекс. Основная часть расходов отдела ПР идет на зарплату сотрудникам, и необходимо создать все условия для их производительной работы.

Гибкость — другой важный момент. Крайне непрактично разбивать небольшой отдел на изолированные части. Нужно добиться такой взаимозаменяемости, при которой ни один из проектов не будет прерван или отложен из-за чьей-то болезни или отпуска.

Нельзя терпеть негодных работников, потому что из-за их плохой работы пострадает весь отдел. Темп работы обычно достаточно высок, и времени на проверку выполнения распоряжений и указаний не остается, поэтому абсолютная надежность приобретает первостепенное значение. Более того, в отличие от других профессий, в ПР редко удается заниматься каким-то одним делом, поэтому требуются работники с гибкой, устойчивой психикой.

Личность руководителя отдела неизбежно оказывает воздействие на сотрудников, а поскольку общественные отношения чрезвычайно сильно зависят от личности, трудно предположить, что найдутся два отдела, работающих одинаково, даже если их структуры сходны. Единственным универсальным критерием может служить только эффективность работы.

Многим специалистам посчастливилось создавать отделы ПР в организациях, где раньше ничего подобного не существовало.

В этом случае открывается прекрасная возможность пустить дело в правильном направлении, но первейшей задачей является обучение других сотрудников организации, чтобы они поняли назначение отдела ПР и то, как он сочетается с другими подразделениями, в частности с отделом кадров и отделом социальных вопросов, с отделом труда и рекламы.

Одной из опасностей может стать желание переправлять в отдел ПР все вопросы и заявки, не вписывающиеся в проблематику других отделов, или таких вопросов, решение которых не сулит ощутимых результатов. Руководитель отдела должен быть готов дать отпор попыткам превратить его отдел в свалку заведомо невыигрышных дел, а в случае необходимости должен быть готов и обратиться к высшему руководству.

Сотрудники отдела должны уметь выполнять любые поручения, но крупный отдел желательно разбить на несколько секторов. Гибкость в этом случае можно поддерживать, следя за тем, чтобы сотрудники не задерживались подолгу в одном секторе, а менялись, скажем, каждые полгода. Одним из секторов будет, конечно же, сектор прессы. Другие секторы могут заниматься публикациями, включая учет и отчетность; пропагандой, включая кино- и видео- фильмы, выставки и витрины; задачей сектора общих проблем будет создание образа фирмы, поддержание отношений с окружающим населением, контакты, сбор информации и т.д. Там, где позволяют масштабы, во главе каждого сектора должен стоять руководитель, ответственный перед главой отдела, который, в свою очередь, обязан проявлять самый пристальный интерес к делам каждого сектора, но не вмешиваться без необходимости в повседневную работу. Важно пробудить в сотрудниках чувство ответственности, предоставив им право подписывать их часть переписки и полную свободу действий в разумных пределах. Когда организация занимает одно здание или, по крайней мере, сосредоточена в одном городе, отдел ПР размещается там же, где и руководство организации. Но это не подходит, если штаб-квартира организации находится не в столице. Это особенно неудобно для отношений со средствами массовой информации. Это проблема, которую до сих пор не удается решить. Другая, также нерешенная проблема, заключается в том, как организовать службу ПР для группы организаций или для организации, имеющей множество различных производств и филиалов. Наилучшим выходом в таком случае является, видимо, создание штаб-квартиры ПР и пресс-центра в крупном центре с развитыми средствами связи и сети отделений ПР на всех крупных производствах и в филиалах. Каким бы способом ни решалась эта проблема, руководству отдела ПР придется много разъезжать, а значит, терять время, но другого выхода в такой ситуации просто нет. Иногда по серьезным вопросам можно проводить «телефонное совещание».

В составлении годовой сметы нет необходимости, как это делается при заключении контракта с консультативным агентством, но большинство крупных организаций ведут строгий учет всех своих расходов и выделяют определенные суммы каждому своему подразделению. В такую смету закладывается фонд заработной платы, арендные и другие накладные расходы и оплата услуг, а также реальные расходы. Иногда делаются сравнения работы собственных отделов ПР с консультативными агентствами на основе только реальных издержек без учета накладных расходов. Объективное сравнение покажет, что различия в затратах невелики. Если на содержание постоянного отдела ПР есть возможность выделить лишь незначительную сумму, имеет смысл обратиться к консультативному агентству, а не создавать собственный отдел.

2.2 Специфика работы пресс-службы в банковской системе Русфинбанк

В России сегодня практически каждый государственный орган имеет собственную службу по связям с общественностью в виде пресс-службы, пресс-центра, пресс-агентства, пресс-секретаря и других форм, выполняющих функции ПР-подразделения.

Первыми в России коммуникации по связям с общественностью поставили на профессиональную основу силовые структуры и спецслужбы, создав у себя соответствующие отделы. Это вполне объяснимо, так как именно для этих структур характерно особое внимание к кризисным ситуациям, разрешение и смягчение которых и становится основным в их работе с общественностью. Если для другой структуры кризис - это исключение из правил, то силовые структуры находятся в постоянной готовности к работе в кризисной ситуации. Здесь, видимо также сыграл важную роль широкий опыт еще царской России и потом Советского Союза в области ПР силовых структур (тогда, конечно, так не называвшегося, но по сути соответствующего принципам современных ПР-технологий). [12]

Возникновение кризисных ситуаций на предприятии или в организации обусловлено самыми разнообразными причинами, которые в соответствии с теорией антикризисного управления могут быть разделены на экономические, технические, социальные, политические, природные и др. При этом отдельно рассматриваются внутренние и внешние по отношению к предприятию или организации причины, а сами кризисы разделяются на прогнозируемые и непредсказуемые.

Главными причинами возникновения непредсказуемых кризисов являются, как правило, стихийные бедствия и другие форс-мажорные обстоятельства.

Главная причина большинства кризисов – нарушение безопасных условий функционирования предприятий и организаций. В настоящее время явно прослеживается тенденция к осложнению криминогенной обстановки вокруг различных компаний. Правоохранительные органы ежегодно выявляют десятки тысяч преступлений, совершенных в сфере экономики и влияющих на безопасность функционирования предприятий и организаций.

Причины такой ситуации достаточно многообразны:

- социально – экономическая нестабильность в обществе;

- низкий жизненный уровень основной массы населения, увеличение безработицы и, как следствие, снижение гражданской ответственности членов общества за свои противозаконные действия;

- отсутствие некоторых важных законов и невыполнение действующих актов по вопросам развития экономики и предпринимательства;

- высокий уровень преступности в стране и укрепление межрегиональных связей организационных преступных групп с одновременным повышением их мобильности, технической оснащенности и финансовых возможностей.

Успешная работа любой организации и необходимость предотвращения кризисных ситуаций предполагают создание надежной и эффективной системы защиты всех факторов и условий его деятельности. Наиболее важными объектами защиты являются:

·  Личная безопасность персонала, работающего данной организации;

·  Собственность организации в ее различных видах (недвижимость, оборудование, материальные, финансовые и информационные ресурсы, объекты интеллектуальной собственности и др.);

·  Права организации как самостоятельного субъекта рыночных отношений, в том числе права его структурных подразделений и отдельных сотрудников.

Реальный уровень безопасности организации в значительной степени определяется умением их руководителей и специалистов эффективно использовать различные способы минимализации риска. Нарушение экономической безопасности организации и возникновения кризисной ситуации нередко являются следствием применения к нему другими хозяйствующими субъектами различных форм недобросовестной конкуренции.

Специалистам службы по связям с общественностью необходимо учитывать в своей деятельности недоброжелательное, а иногда и враждебное отношение фирм – конкурентов к своей организации. Организация информационных взаимосвязей с данной категорией общественности должна предусматривать необходимый уровень безопасности собственной организации.

Службы по связям с общественностью вместе с другими подразделениями организации должны участвовать в предотвращении и ликвидации последствий кризиса. В зависимости о его причины, масштабов и величины прогнозируемого ущерба должен разрабатываться и реализоваться конкретный план информационного обеспечения и взаимодействия с различными группами общественности.

При возникновении кризисной ситуации для организации эффективных информационных взаимосвязей и более успешного преодоления возможных негативных последствий должна быть сформирована группа из наиболее квалифицированных специалистов службы по PR, а также работников других подразделений, наиболее тесно взаимосвязанных с причинами возникновения кризиса. Представителям данной группы должны быть предоставлены полномочия согласованно выступать от имени организации перед различными СМИ, разъяснять официальную позицию руководства организации, касающуюся причин возникновения кризиса, характера и тяжести его последствий, возможности и сроков их устранения и др.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8